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企业集团数字档案馆建设策略研究

随着信息技术的广泛应用,现代企业在生产、经营、科研、管理等工作中必将会产生大量的电子文件(数据),企业集团成员之间,除了通过资产、契约、人事、技术等纽带将企业集团内部各成员联系起来外,通常还通过信息纽带,即通过集团的信息网络将各成员联系起来,达到实现管理控制和信息资源共享的目的,而档案信息是企业生产、管理、经营的重要信息资源,所以档案信息资源也是企业集团相互连接的重要纽带。因此,企业集团群体数字档案馆建设是现代企业集团发展到一定阶段的必然需求。

 

企业集团档案工作的特点

 

所谓“企业集团”,是指由若干具有独立法人地位的企业在统一管理基础上,根据相互关系的紧密程度由不同层级的个体企业组成的经济联合体。由于企业集团是由多个独立法人成员单位组成的多层次、多组织的结构,致使企业集团管理内容复杂,在内部管理体制上采取企业集团中各成员既保持相对独立的地位,又实行统一领导和分层管理,即实行集权与分权相结合的管理体制。企业集团总部(核心层)实行集权管理,其档案工作在组织机构和管理体制上也实行集中统一管理的原则,即集团总部档案工作实行统一领导,统筹规划,组织协调,负责对集团内各类档案统一管理;集团总部各职能部门在集团的统一领导、监督、指导下,负责将形成的各类文件材料定期向集团档案管理机构移交归档;在管理机构设置上,集团总部设专门的档案管理机构,代表集团行使对集团总部和对企业集团下属企业档案工作的管理职能。集团总部对于下属企业(紧密层)实行统一领导分级管理,具有行政管理职能和监管职责,档案管理也实行统一领导分级管理的方式,即制定统一的制度进行指导和监督;紧密层企业设置自己独立的档案管理机构,负责管理本企业的档案,同时其产生的档案除了由本企业档案机构保存外,还要向集团总部档案机构移交;紧密层企业与企业集团总部存在着信息资源共享和数据移交的需求。集团总部,对于关联不紧密的企业(半紧密层)一般不直接管理。紧密层企业对下属企业(集团的半紧密层)的档案工作具有指导监督职责;下属半紧密层企业设置独自的档案管理机构,管理本单位的档案;紧密层企业与下属企业之间有资源共享的需求。

 

建设思路

 

企业集团的数字档案馆建设总体思路就是从企业集团整体出发,建立多层级、跨地域的由成员单位单个个体数字档案馆组成的数字档案馆群体,以达到实现数字档案馆群体中个体之间档案信息资源共享的目的。为达此目的,企业集团群体数字档案馆就要遵循“顶层设计、统一标准、试点引领、分步推进”的建设思路,通过建设达到从企业集团整体出发,在分层基础上建成纵向一体化的群体数字档案馆。

1.顶层设计

所谓“顶层设计”,就是一种自上而下的,充分体现系统性、发展性、持续性、长效性的设计方法和管理思路。数字档案馆建设,顶层设计思路是群体数字档案馆有效建设与持续发展的重要保证。顶层设计,主要从以下几个方面落实:

(1)统一规划。作为企业集团,要想总体推进整个集团的数字档案馆建设进程,实现集团档案管理工作水平的提升、档案资源的共享,必须站在整个企业集团的“顶”层高度,从集团档案信息资源管理的全局角度对数字档案馆的管理体制、功能模型、数据结构、组织变革、标准规范和运行模式等进行统筹规划,确立其顶层框架,部署整个集团数字档案馆实施步骤,监管指导整个集团各个分支机构、下属单位的数字档案馆建设。

(2)设置专门机构。企业集团群体数字档案馆建设是个长期建设的过程,必须在集团总部设立一个专门机构,长期统筹规划、指导监督本企业集团数字档案馆建设,有计划、有层次地逐步推进。

(3)搭建统一框架模型。信息系统的总体框架决定了其所属模块的结构和细节,同时也决定了系统建设的内容,而这一切都是决定数字档案馆质量的关键因素。由于企业集团的成员企业众多,各有特点,大多数成员企业尚不能十分准确把握企业数字档案馆的建设内容。为了规范各企业数字档案馆建设,避免集团内部数字档案馆之间出现无法进行数据交换和信息共享的“信息孤岛”现象,实现企业集团内部各数字档案馆之间档案信息的共享与系统集成,集团应从顶层着手,根据OAIS框架搭建一个统一的企业集团数字档案馆总体架构模型,以此指导下属单位数字档案馆建设。

2.统一标准规范

为了实现集团内档案信息资源的交互与共享,必须建立一套完善的规范标准,该规范标准体系不仅要遵循国际、国家档案信息化建设的相关标准规范,还必须结合企业集团的实际业务和需求。

3.试点引领

整个集团的群体数字档案馆很难一步到位,需要先期以某些单位为试点,探索出一套切实可行的实施步骤、技术方案,为集团其他单位数字档案馆建设提供示范。

4.分步推进

在先期试点单位数字档案馆建设的基础上,根据成员单位数字档案馆建设的实际条件,以及其档案资源需归集团总部集中统一保存的数量及重要程度,规划各下属单位数字档案馆建设的时间表。

 

实施策略

 

基于与企业集团“分层管理与纵向管控相结合”的管理特点相适应,企业集团群体数字档案馆建设也需要“纵横相结合”:一方面需要通过分层构建档案信息系统,来实现各个层次的企业在整个集团中的定位,满足管理和业务发展要求;同时,需要构建纵向系统,来满足集团管控要求,以及各个层次之间的信息共享需求。因此,企业集团群体数字档案馆建设应采取“集中管控,分布构建”的实施策略。

1.集中管控

所谓集中管控,包含两层含义:第一层含义是数字档案馆建设的集中监管。企业集团总部档案工作机构作为整个企业集团档案管理中心机构,在集团信息化建设中,其管理职能包括:站在全局的高度,规划企业集团群体数字档案馆建设方案,明确群体数字档案馆建设目标;统一制定企业集团档案工作及群体数字档案馆建设的规范标准、法规、政策等;集中监管、督导下属单位数字档案馆建设。第二层含义是档案信息资源的集中管理。集团总部数字档案馆建立集团数据中心,承担整个集团重要档案信息资源的集中管理。数字档案馆建设的重点是信息资源建设,企业集团科技档案信息资源建设是其核心,各下属单位数字档案馆必须按照集团的要求,将需要统一集中到集团总部保存的科技档案资源归集到集团总部数字档案馆数据中心,实现重要档案资源的集中统一管理。

2.分布构建

所谓分布构建,就是在企业集团制定的规范标准及要求的前提下企业集团总部及其下属单位分别在本单位部署实施数字档案馆建设。企业集团群体数字档案馆建设,在部署实施时有两种方式:一种方式是下属单位根据自己的实际,各自开发或采购数字档案馆管理软件平台及相关设备设施部署实施数字档案馆建设。另一种方式则是由企业集团总部集中统一开发或采购数字档案馆管理软件平台,下属单位在本单位部署实施。

 

推进措施

 

1.组织保障建设

企业集团群体数字档案馆建设的推进是一项庞大的系统工程,从开始启动到完成建设都需要有一个专门的机构进行督导、监管,从而有效推进。虽然企业集团总部档案机构是整个集团档案工作的监管部门,但是如果在企业集团数字档案馆建设初期,企业集团总部档案机构人员配备未到位,自身的数字档案馆也还没有建设,那么它就无法担当对集团群体数字档案馆建设的督导和监管职责。因此,企业集团工程浩大的群体数字档案馆建设的推进,在组织保障上需要分为两步走:第一步成立领导小组和专家小组。在数字档案馆建设推进之初,由企业总部成立专门的数字档案馆领导小组和专家小组。领导小组负责数字档案馆建设的组织协调工作,以行政手段和措施对集团总部及下属单位数字档案馆建设进行监督和指导,宏观把握集团数字档案馆建设的方向。专家小组负责集团群体数字档案馆建设的规划方案的制定,研究集团群体数字档案馆建设相关的标准规范,研究集团群体档案馆建设框架模型,负责对集团总部和下属单位数字档案馆建设进行指导和提供业务与技术支持。第二步企业集团总部数字档案馆行使监管职责。在企业集团总部数字档案馆建成以后,档案馆成立专门部门并明确其对下属单位数字档案馆建设的督导、监管职责。

2.制度保障和推进机制建设

企业集团群体数字档案馆建设是一个长期的过程,在推进过程中,除了组织保障外,还要有相关的制度加以保障,才能有效推进集团群体数字档案馆建设。在整个建设过程中根据建设的阶段,制定相关的制度加强保障,同时强化和建立相应的有效推进机制。

(1)制度保障。制度保障主要包括:宏观指导性制度。制定企业集团数字档案建设的规划方案和实施步骤,有计划地推进企业集团群体数字档案馆建设。业务指导性制度。统一制定企业集团数字档案馆建设相关的业务和技术标准规范,以指导企业集团总部及下属单位数字档案馆建设。监督指导性制度。建立集团数字档案馆的考核验收制度,制定集团数字档案馆建设的考核验收标准,监督指导集团数字档案馆建设。

(2)推进机制。建立考核奖励机制,将单位数字档案馆建设纳入对单位绩效考核之中,从而有效推进数字档案馆建设。

总之,企业集团群体数字档案馆建设是一个长期的、浩大的工程,在建设过程中必须要有一个清晰的思路和有效的实施策略以及在实施过程中的可控措施,才能确保这项工程有效推进、健康发展。

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责任编辑:中国档案
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