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信息化环境下高校档案工作者角色定位

在以知识和信息为主要特征的时代背景下,档案信息化成为高校档案事业发展的重要方向。随着新技术、新理念、新方法在高校档案工作中的引入和运用,档案工作较之以往在工作程序、环节和内容上都发生了不同程度的变化。原有档案工作者的角色定位已不适应档案信息化环境下的工作要求。档案工作者需要重新思考自身价值、找准定位、提升素质,以应对档案管理信息化带来的挑战,满足高校发展对档案工作的需求。

 

档案工作者进行重新角色定位的必然性

 

1.档案工作在信息化环境下的客观要求

档案的数字化、网络化激发了用户的信息需求。随着数字技术和网络技术的发展,档案工作发生了巨大变化。首先,用户信息需求的满足从过去单纯依赖档案部门转变为用户自我服务的自助化倾向。用户可以通过网络检索等查询功能搜集到所需要的信息,用户信息意识的树立由被动转变为主动。其次,数字时代的显著特点是信息量大,如何有效掌握大量的档案信息资源、充分发挥信息价值成为档案工作亟需解决的问题。传统档案工作的重点是档案信息的保管和维护,忽视了用户的客观需求和切实感受,无法充分发挥档案资源的价值优势。因此,原有的档案工作者的角色已不能满足当前环境下用户的信息需求。

目前,电子文件已成为社会信息流通的主要形态。相对于传统文件生命周期,电子文件的生命周期主要分为设计、形成和维护三个阶段。电子文件的产生突破了传统文件生命周期,形成过程变化主要体现在,一方面,电子文件生命周期前移到电子文件设计阶段;另一方面,在具体环节上侧重点也有所不同,设计阶段强调前端控制,形成阶段强调对象控制,维护阶段强调管理流程控制。电子文件的形成周期要求档案工作者的档案意识和管理意识都要前移,并对电子文件形成的全过程进行管理。这种要求相对传统档案文件的控制,在控制环节、手段和方式上都有不同程度的变化。与之相对应的档案工作者也要突破原有角色的知识和技能来适应这种变化。

2.档案工作管理职能变化的客观要求

新技术、新理念、新方法在高校档案管理工作中的运用,使其传统职能得到延伸和拓展,具体表现在,一是档案部门成为信息服务中心。服务功能是档案部门生存和发展的基础。作为高校信息资源的整合部门,档案部门依托数字技术和网络技术,使档案管理部门的工作重心由保管职能向服务职能转变,形成以用户为导向的服务模式,为用户提供快速、有效的信息服务。二是档案部门成为信息管理中心。目前,高校档案部门对实体档案和电子档案进行同步管理,形成文档一体化管理模式,并在高校档案网络的支持下,使档案不再受时间和空间的限制,通过档案网络能够满足不同用户的需求,使档案资源得到有效充分的共享。档案部门承担起档案信息的双向传输职责,信息资源在这里实现有效的交换和共享,由此,高校档案部门逐步演化成为一个信息管理中心。

 

档案工作者角色定位

 

新的环境和变化要求档案工作者应以更开放和积极的姿态审视自身角色的转变,扮演好以下角色,以适应在信息化环境下的职业角色定位。

1.信息的管理者

档案工作者以其职业优势成为社会中重要的信息管理者,他们掌握着单位的档案信息资源,但如何有效地管理档案信息资源并充分发挥其价值,成为发挥档案部门职能的关键。因此,信息资源的管理者在工作中要着重从以下三方面着手,一是重视档案部门是处于档案和利用者之间的中间人的地位。二是强调档案部门的工作职能,即建立利用者和档案的联系。三是转变档案部门职能重心,由相对单一实体档案管理转向综合的信息管理。从根本上说,就是档案工作者要从意识上明确开放、利用的宗旨,合理优化档案信息资源结构,使档案资源成为高效的信息库,使档案工作者成为积极的信息资源管理者和塑造者。

2.文件的审核者

在信息化环境下,档案部门传统的按部就班的工作环节被前端控制的方式所取代。档案工作者要从文件形成的源头核查文件形成的全过程,以此来确保档案的真实性和完整性,即称作文件的审核者。要成为一名合格的文件审核者,档案工作者要把自身定位于信息管理的前沿,这样才能确保前端控制档案的形成质量。档案工作者除了具备基本的专业知识和技能外,还要熟练地掌握信息技术,从技术上确保及时介入档案的形成、保管和维护。

3.档案服务手段和方式的创新者

档案服务手段和方式创新强调四个转变:从机械化服务转变为智能化服务,从标准化服务转变为个性化服务,从阶段性服务转变为全过程服务,从滞后服务转变为超前服务。要实现以上转变,一是改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富的编研形式呈现给用户,实现同一事物的多种表现形式。二是通过高校档案网络化,让“死档案”变成“活资源”,在为用户提供丰富档案信息的同时,让用户通过网络能够快速、有效地获得所需信息。三是集成档案信息资源,在信息技术集成平台上,丰富和优化档案信息资源,使档案资源间建立有机的联系。四是改变利用者获取资料的方式和途径,档案信息得到最大限度的发挥和利用,为用户提供个性化的服务。

 

档案工作者胜任角色应具备的能力

 

1.学习能力

档案管理是一项知识不断更新且实践性很强的工作。在当今社会,档案工作者学习能力高低直接影响工作质量。因此,档案工作者要注重培养自身学习能力,主要从以下三方面着手,一是树立自主学习的意识,加强自主学习观念,没有先进思想指导就不可能有行动上的突破;二是注意对日常工作进行总结,并从多角度分析工作中的优点和不足;三是能够进行理论创新,运用所学知识对工作实践进行指导,并从中不断地总结经验和完善知识体系。

2.沟通能力

沟通能力是信息社会人们所需要具备的基本能力之一。在传统档案工作职业能力特征中,把政治可靠、保守机密作为从事档案工作的基本前提,然而对于在信息化环境下的档案工作者来说,有效、全面的沟通能力是胜任能力的一个基本前提。要实现有效沟通,首先,档案部门要积极地树立起开放的姿态,对自身的工作内容、流程和职能进行宣传;其次,成为主动的沟通者,档案工作者要在工作上变被动为主动,在档案工作流程中积极地进行前端介入和控制;第三,形成双向沟通,档案部门与档案形成部门要建立起双向、有效沟通渠道,共同提高档案工作的效率。 

3.创新能力

人类社会的发展和进步是通过不断创新来实现的,档案工作也是这样,只有创新才能适应时代对于档案工作的需求。创新不是目的,而是一种手段。档案管理工作者通过创新,有效地管理档案信息,并能发现和创造行之有效的方法,使档案信息资源发挥最大的作用。

培养档案工作者的创新能力应从三方面入手。一是创新行为源于创新意识。意识的创新就要求档案管理工作者必须解放思想,敢于否定旧思想、旧事物,以积极的态度来激发创造设想。二是提高认同新思想、接受新事物的能力。工作中借助现代化的信息技术手段,对档案的工作过程、环节和步骤进行优化,提高工作效率和信息利用率。三是敢于在工作中尝试新技术和方法,以创新管理理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。档案工作者应该把握机遇,不断地更新观念,掌握档案工作的发展规律,从而完成职业角色的转变,以适应时代的需求。

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责任编辑:中国档案
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