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明清档案数字化外包安全管理初探

2014年12月8日,国家档案局发布了《档案数字化外包安全管理规范》,明确提出了档案数字化外包安全管理的相关要求,并将档案数字化外包安全管理纳入了法治管理体系。安全管理无疑成为档案数字化外包项目监管工作中的重中之重。

中国第一历史档案馆(以下简称“一史馆”)保存着明清两代中央国家机关和皇家档案1000余万件(册),分为74个全宗,是研究明清社会历史重要的第一手资料,是国家的记忆,是中华民族宝贵的历史文献遗产。由于其珍贵的史学价值和文物特性,自2011年5月一史馆档案数字化外包工作开展以来,安全管理贯穿始终,档案原件安全“零”事故。

科学有序部署

1.统一思想,认识到位,全馆一盘棋

2011年5月,一史馆明清档案整理及数字化抢救工作全面启动。作为国家保密局认定的保密级项目,安全管理毫无疑问地摆在了该项目各项工作的首位。馆领导、档案整理及数字化领导小组高度重视此项工作,多次召开办公会、项目讨论会,统一思想,针对明清档案的特殊“文物”身份,提出了“一件不丢、一件不坏、一件不乱”“安全第一、质量至上、保障效率”的基本原则。

2.强化顶层设计,科学搭建安全管理体系

首先,安保部门经过详细的调研,制定了《档案整理及数字化安全保障工作方案》。方案着眼全局,从安全管理模式、安全管理流程、安全管理目标等方面入手,搭建安全管理工作顶层设计框架,组成以组织管理、规章制度、人员管理、教育培训、技防监控等为一体的安全管理体系,建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系,为数字化安全管理工作打下基础。

其次,数字化项目监管部门根据《档案整理及数字化安全保障工作方案》,责成外包公司与安保部门签订项目安全保密协议书,要求外包公司与参加项目的所有员工必须签订安全保密责任书,报安保部门备案,并进一步明确双方在档案实体、档案信息、工区管理、人员管理等方面的责任。

3.明确职责分工,构建双层安全管理网络

档案安全重于泰山。安全管理是开展档案数字化外包工作的先决条件。为了更好地做好安全管理工作,支撑数字化项目的安全实施,项目以档案、人员、设备等安全管理主体为依托,构建了数字化安全管理项目外围安全网络和项目内在安全网络的“双层安网”结构。

项目外围安全网络由一史馆档案整理及数字化领导小组和安全监控组(主要以安保部门为主)构建组成。档案整理及数字化领导小组主要负责数字化安全工作的宏观组织与指导;安全监控组负责数字化项目外围安全保障工作,涵盖项目档案提调、归还、点数现场的监控,外包公司人员的政审及办证、办公楼的出入、办公楼内外活动区域的监管,以及项目所用消防器材的检查、项目涉及技防监控的管理、现场项目监管部门及外包公司安全的督察等工作。外围安全网络实行分层管理,明确权责,为项目的安全顺利实施保驾护航。

项目监管内在安全网络由项目监管部门、外包公司的项目领导小组和项目现场管理组构建组成。项目监管部门、外包公司的项目领导小组主要负责数字化项目安全工作的宏观组织与指导、现场的安全监督;项目现场管理组主要负责项目所涉及的安全工作的组织与实施,设立专职安全员,涵盖项目档案提调、归还、点数现场、加工现场、暂存库以及档案的送修、数据移交、现场设备使用等的监管,协助安保部门完成公司参与项目人员的政审、办证、安全教育、项目所用消防器材的检查等。其间,各岗位各司其职,安全管理积极有效。

档案数字化的内、外双层安全管理网络,相互依托,层级分明,职责清晰,确保了档案数字化项目安全管理有序、安全管理无事故。

健全规章、完善机制

规章制度是安全管理之本,是基础,明清档案数字化工作也不例外。它可以更好地指导项目成员依规约束自己,按章行事,根据数字化项目合同、附件要求以及安全管理制度规定,切实提高安全意识以及安全执行力,更好地完成项目任务,保证项目的安全顺利实施。

1.健全规章

2011年,在明清档案整理及数字化抢救工作正式启动前,安保部门、项目监管部门根据馆领导对项目安全的要求以及项目自身的安全需求、项目的特点,结合本单位的实际情况,以安全重于一切、职责清晰、奖惩分明为基本原则,制定了《安全保障工作实施细则》《人员进出管理制度》《钥匙管理制度》《安全检查制度》《工作区应急预案》《数字化加工现场管理规定》《数字化加工档案原件安全管理实施细则》《数字化加工区督查管理办法》等,并在后续五年多的时间里结合项目实际,加强探索研究,进一步丰富完善,建立健全了明清档案数字化项目的安全管理规章制度,确保了档案安全“零”事故。

2.完善机制

建立健全数字化项目安全管理的领导组织保障机制、“一票否决”机制,保证安全管理的沟通协调畅通,进一步确立档案安全在整个项目管理中的首要位置。安保部门一日三次现场安全督察,项目监管部门领导带班现场监管,值班、监管人员分时、分段现场监管,详细登记,从而细化安全管理责任制,强化安全管理时效性,实现时时有监督,处处有监管。

完善数字化项目的安全教育培训机制、责任回溯机制、安全隐患整改及安全惩罚机制。提升项目人员的安全知识和技能,加强“安全就在我身边、人人都是安全员”的防范意识,进一步强化人员的安全责任感和事业心。

安全管理启示

1.重视项目安全教育培训

明清档案数字化外包安全管理,充分考虑到人的主观因素和不确定性,把安全教育培训当做档案安全防护的起点,重点培养项目参与人员安全责任意识。其主要做法有:集中培训、工作例会及警示教育。集中培训主要在项目开始前进行,着眼于培养公司员工对历史档案的责任感及主人翁意识,让公司员工切身体会安全的重要地位;工作例会主要从操作层面强调安全注意事项,通过每周、月度工作例会,查找工作中存在的安全隐患,及早预防;警示教育主要采取案例汇编等形式,用一些事故案例定期进行警示教育。通过以上三种方式,让项目所有参与人员在意识层面和操作层面时刻保持警醒,时时绷紧安全弦,从而确保各项安全举措得以彻底实施。

2.确保项目档案原件安全

档案原件流转要严格环节、细节、责任。在档案的提调、归还环节,涉及的部门均设置了专职管理人员进行全程监管,运送和交接过程在监控设备监控下进行,并制定了严格的交接、清点登记制度,规定档案交接须参与项目各部门人员同时在场,清点到件,核对档案数量及目录,并由各部门专职管理人员签字确认。另外,在数字化项目加工各环节制定详细的交接和数据流转登记制度,明确环节责任人,记录档案的过程流转,加强执行监督,确保发现问题可追溯、必改正,实时了解档案原件的过程流转,确保档案原件安全。

安全制度要严格执行。安全在于监管,重在落实。安全工作需要纵向监管,横向协管,工作中要时时遵守安全制度规定,还要不时地寻找安全隐患,发现安全隐患应及时制止,及时报告,妥善解决。同时,安全制度的落实无论是监管部门还是外包公司都应该依照制度规定严格执行。

外包公司参与项目人员要保持稳定和机动备份。项目实施期间,严格要求外包公司项目管理人员原则上不得更换,每天有3名管理人员到场;项目加工人员每月变动原则上不得超过总人数的10%;建立外包公司项目管理人员和加工人员出勤登记制度、月度人员流动统计。另外,外包公司还要配备业务能力合格的机动人员,确保数字化项目各环节的有效运转,确保数字化项目安全管理的绝对稳定。

3.降低项目加工流转过程中档案原件损伤

在明清档案数字化项目加工过程中,除了场地温湿度控制、消防安全、现场人员管理等安全措施以及严格的制度约束外,项目监管部门通过专业培训,以及管理侧重点的引导,规范外包公司项目加工人员对档案原件的操作手法,有效避免和降低了加工过程档案原件的损伤。

重视培训,严格检查。项目开始前,外包公司加工人员必须经过项目监管部门档案修复和前处理操作培训,合格上岗。另外,项目监管部门在加工过程中设置安全巡查人员,全程检查加工人员档案原件操作手法是否规范。

强化管理,注重细节。如接触档案原件必须身穿工作服,戴手套,佩戴口罩,原则上一次只允许打开一件档案,配备岗位专用档案保管箱,并妥善保存档案碎屑等。从细节上狠抓档案原件安全。

严格管控,流程控制。提高外包公司项目一检合格率,保证扫描工作质量,降低成品数据回退率,从而减少对档案重复扫描加工,确保加工过程档案安全。

总之,安全管理是明清档案数字化外包工作中至关重要的环节,是项目不可逾越的红线,是保障数字化外包项目顺利实施的基础。同时,在确保档案原件、确保项目安全的情况下,顺利完成明清档案数字化工作,能够实现明清档案数字资源的网络发布与利用,充分发挥其自身的价值,更好地服务于社会。

 参考文献:

1.赵雄.明清档案整理数字化工作的若干思考.历史档案,2013(4).

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责任编辑:中国档案
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