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海洋科学考察船建造档案建档管理实践

科考船建造档案的重要性

海洋科学考察船是科学认知与可持续开发利用海洋最为基础的设施与平台。据不完全统计,我国近五年新建、在建和筹建(已立项)的千吨级以上海洋科考船已近20艘之多,远超之前我国历史在役千吨级科考船总数。这些科考船建设投资大、专业性强、复杂程度高,船舶性能和科考能力均可比肩国际同期同类的先进科考船。

科考船建造档案是客观见证这些巨大投资、切实保障船舶及科考设备运维安全、确保科学考察能力有效发挥的历史记录、原始凭据和材料,能满足项目建设管理和运行维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。科考船建造档案的管理工作责任重大,这对于十余艘目前尚未完成竣工验收或尚在建造及筹建阶段的千吨级科考船尤为重要。

科考船建造项目及档案特点

海洋科学考察船建造档案需要真实反映科考船建造项目管理实施的全过程和科考船全船布局、船舶设备及配装的科学探测实验设备的基本情况和原始技术状态等。要科学合理地搭建科考船建造档案的管理体系,需要解析科考船建设项目的特点,以确认档案建档对这些特点的全面反馈。

1.基建档案特点

我国项目管理体系一般把科考船建设项目作为基建项目立项,除为非陆地固定设施外,其档案建档需在立卷主体、案卷逻辑和重点内容等方面做出系统客观的反映,因此具有基建项目档案特点。

科考船建设项目法人单位主要以科研院所、大学或国家行业管理部门为主,履行项目从立项到验收全过程及科考设备、投资经费及全套建造档案管理等各项法人责任;船厂为项目建设即船舶建造单位,通过合同与项目法人约定船舶建造与设备安装等责任义务;参与项目建设的还有船舶设计与监理单位。由此,科考船建造档案需以建设项目法人单位为主,船厂、设计与监理单位参与并分别立卷移交;但与一般基建项目档案不同,船舶建造档案没有用地及相关建筑安装工程的内容。

2.船舶档案特点

科考船建设项目的主体内容是船舶建造,其档案建档须在有关海事公约、规则、规范和法规等方面做出完整准确的反映,因此具有突出的船舶档案特点。

船厂向船东交船时需提供向船级社送审的文件,而新建船舶必须取得入级证书和适航资质后方可投入运营;有关建造图纸、手册、清单、文件、完工图等须在船上异地保存①。这些符合国际化约束性行业规范的系列文件和船岸异地保存方式是船舶建造档案与一般工程档案的最大不同,另外科考船建造档案还将始终贯穿科考设备安装工程等的建档要求,这又有别于一般的船舶档案。

3.科研设备档案特点

科考船建设项目与一般船舶建造项目最大的不同在于配装了系列科学探测与实验装备以及配合海洋调查作业的操控支撑系统,设备配备的基本出发点是科考船的科技目标,或综合完备、或专业突出,但其档案建档均具有清晰的仪器设备档案特点。

因多数科研设备均在船上固定安装,安装工程在船舶设计时即统筹考虑、在建造后期开展实施,设备验收通常在船舶下水试航与试运行阶段完成。故与传统的仪器设备档案建档不同,科考设备和操控支撑系统建档时,相关安装工程需要和船舶档案对应内容有所关联和互见;同时,考虑科考设备和操控支撑系统采购或研制投资巨大、一般约占整个项目建设经费的30%,其档案建档需归从于科考船建造档案而非自成体系,但不包括投入运行后的内容,这与传统意义上的仪器设备档案有所不同。

4.综合管理档案特点

科考船建造项目投资大、计划性强、涉及面广且专业跨度大,综合管理与过程协调责任重大,其档案建档需反映这一职能活动,具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均需建档。从时间序列看,建造项目的综合管理是遵从建设阶段的不同而逐渐展开,不同阶段的管理侧重点不同;从横向看,整个项目的综合管理因科考船的特殊性又涉及科研与工程的协同、人财物的动态匹配、国际合作和重大活动等多个侧面。

综合管理活动所形成的文件材料相对复杂,不仅包括了项目层面对船舶建造和科考设备配装在质量保障、进度与风险管控、计划与经费等方面的统筹,还包括项目法人在履职过程中与上级或行业主管部门间的请示、报告与批复等文书,因而兼具专业和文书两重属性。

建档依据、分类和归档范围

1.建档依据

从以上对科考船建造项目特点及其对建造档案要求的分析中可以看出,科考船建造档案建档工作涉及面广,并无现成的特定规范可以遵循。因此,对其建档依据的考量需要从档案最为根本的查证和利用属性出发,以完整、准确、系统、有效、安全为目标,可参照的规范包括《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设项目档案管理规范》《基本建设项目档案建档规范》《科研仪器设备建档规范》《大科学工程项目档案建档规范》等。

2.档案分类

档案分类是档案整理工作的核心内容。科考船建造档案成分复杂,建档参考依据多样,需要在许多分类方法中优选一种或多种结合使用。基于多重分析和综合考量,科考船建造档案的分类体系宜采用“适用规则”②和扁平化的结构,在保证科学客观的前提下,增加一定的灵活实用性,实现建设项目特点和档案整理、保管、检索及利用需求的最佳平衡。

国家重大科技基础设施“科学”号海洋科学综合考察船③即在上述原则下,将建造过程中形成的具有项目查考价值、项目建成后具有运维支撑价值、同时兼具首制船研究价值的文字、图表、声像等档案材料进行了系统分类。总体分类可列三级,一级包括综合管理、船舶系统、船载探测与实验系统,以及声像档案、实物档案和会计档案等;二级分类则从时间或内容等不同维度展开,如综合管理类从时间维度展开为项目立项、项目管理、财务管理和项目验收四个部分,船舶系统从时间和内容两个维度展开为包括船舶设计、船舶建造、船体工程、轮机工程、电力工程、操控支撑系统和船舶监理七个部分,船载探测与实验系统则从内容维度展开为招投标文件及对应的各子系统,声像档案的二级分类为照片、视频和光盘,实物档案则为船模、题词等,会计档案为凭证、账簿和报表;三级分类则首先考虑设置综合类,再依次按内容展开。

3.归档范围

归档范围是文件预立卷和整理工作的基本依据。拟定建造档案归档范围和保管期限,需要在全面分析科考船建造项目过程和管理要求、梳理各项工作可形成及已形成的原始记录的基础上进行。总体原则为有关建造项目的国家级、部门级管理性文档和重要节点的过程记录,船舶及设备有关采购或研制的管理程序和技术资料,均须以原始凭据和材料的形式纳入归档范围,以满足项目建设管理和科考船运行维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。其中除内部管理和控制文档的保管期限为长期或短期外,一般均为永久。

科考船项目参建人员需依据归档范围,将日常岗位工作中形成的相关文件、材料、图表和影像等原始记录分类收入预立卷档案装具中,档案工作人员接受预立卷材料,并依据归档范围和保管期限进行复核与补充,进而完成建档工作最为基础的环节。在此环节中,需特别注意为科考船档案异地异质保存和档案材料互见打下良好基础。

建档管理的关键举措

科考船建造档案建档过程的管理是实现建造档案完整、准确、系统、有效、安全的现实手段。建造档案的管理与项目建设过程管理需形成良好互动,概括起来主要有以下四个要素可供借鉴。

一是健全管理体系与制度流程。打通工程经理部、三总师、参建单位及关键岗位人员与档案人员的管理协调渠道,建立档案工作网络,切实将预立卷工作纳入网络人员的岗位职责并计入考评内容,同时依据实际情况动态调整和补充完善档案分类表、归档范围及保管期限、工作网络图、归档流程等管理办法和程序文件。

二是加强培训指导与同行学习。依靠各级项目和档案业务培训及专家现场指导和同行间的实地学习,提高工程经理对档案工作的认知和重视,提高档案管理人员业务素质及对预立卷部门或人员的协调能力,及时把握分类表制定、参建单位建档、预立卷质量、组卷编目和专业验收等关键环节和要素。

三是保持持续改进与过程管控。按照科考船建造项目的进度要求和人员匹配情况,不断调整档案材料的收集策略;优化组卷编目过程中的技术细节,逐渐形成关于材料鉴定、排序、编码、互见和备考等的统一规则。通过合同实现对参建和供货单位在档案预立卷工作上的过程管控,通过流程厘清档案材料收集的责任主体、工作内容和协调关系,同时实现工程进度和档案预立卷的良性互动与相互促进。

四是严把质量监督与总结考评。实行多层级管理策略,业务负责人定期就主管业务档案的预立卷质量进行自查,参建方档案主管部门对拟移交的专业档案质量进行专项自查,项目建设法人(船东)和监理单位按建设进度对项目建造档案预立卷质量和相关自查结果进行综合监督;同时将档案预立卷和建档质量作为总结考评指标,以实现闭环管理。

注释:

①林德辉,王云,沈宏旻.船上保存的文件、船舶建造档案和完工图[J].船舶标准化与质量,2009(4).

②陈瑛,王英玮.档案分类中几个重要问题的思考之一——档案分类的地位和价值、档案分类规则的完善与发展[J].档案学研究,2015(6).

③中国科学院海洋研究所.“科学”号海洋科学综合考察船[J].中国科学院院刊,2015(Z2).

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责任编辑:中国档案
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