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南京市档案业务指导工作出新招见实效

2018年,南京市档案局针对新形势下机关档案工作中突出问题,强化档案业务指导服务效能建设,推出“业务指导服务日活动”等工作举措,改进和优化档案业务指导的内容形式,加大对基层档案室和档案员的培训指导力度,通过与档案员面对面交流释疑解惑,协助档案室结合本单位实际补齐档案工作短板,促进全市机关团体和企事业单位档案工作规范化建设水平不断提升,得到各有关单位和档案员的普遍欢迎。

重心下沉,确保进馆范围内各单位档案业务指导工作全覆盖。目前,南京市档案馆230余家进馆单位中,有半数是近年来新纳入进馆范围的各单位所属机构,存在着档案人员业务能力不足,档案基础设施薄弱、档案工作规范化建设水平较低等问题。为了加强对各单位档案工作的指导力度,市档案局于2017年底推出“档案业务指导服务日活动”,在做好网络线上指导服务的同时,要求业务指导工作全体同志每周至少抽出一天时间,深入一家单位或所属机构的档案室,具体协助解决一到两个文件材料保管期限划分、全宗卷管理、数字档案室系统应用等业务实际问题,做到教透教会。活动开展以来累计现场指导人次和总天数较往年同期上升约30%。一位机关档案员说:“电话、网上指导虽然便捷,但业务指导人员还是应该多到实地来,这样才能发现细节问题,及时给予指导帮助。”

突出重点,有的放矢的优化档案业务指导内容形式。在提高业务指导人员自身能力的基础上,市档案局根据当前机关档案室的工作特点,梳理总结基层档案工作的重点难点问题,提出“五访”“五看”的服务要求。“五访”,是指新上岗档案员所在单位必访,档案行政执法检查对象单位必访,去年档案业务年检存在问题的单位必访,参加省级档案工作规范化建设的单位必访,新建或档案库房搬迁的单位必访。“五看”,一看档案室文件材料归档范围和档案保管期限表的制修订情况,二看全宗卷建设情况,三看当年归档文件和各门类档案收集整理情况,四看省市有关规范性文件的贯彻执行情况,五看档案实体和信息安全管理情况。通过优化和改进指导服务的内容形式,进一步增强对机关档案工作指导的系统性、适用性、时效性,将建设水平较低、基础工作薄弱的档案室作为走访重点,给予及时有针对性的指导,补差补短,帮助档案员尽快掌握业务知识技能,有效提高了全市机关档案室整体工作水平。

加强整改,认真解决业务指导过程中的反馈问题。在业务指导过程中,市档案局要求工作人员对每个单位的走访情况都建表登记,及时总结和梳理各单位反馈的意见建议,发现问题,落实责任,有效整改。针对一些新上岗档案员对2016年江苏省档案局新归档文件整理规则实施细则的疑问和指导需求,市档案局通过近三个月的策划和拍摄,推出归档文件整理微视频,以生动简明的方式向档案员介绍文件材料的整理方法,受到各单位档案员的好评,也在一定程度上缓解了业务指导人手不足的问题。通过指导服务日活动,更重要的是与各单位分管档案工作的领导建立了工作联系。特别是各单位所属机构,单位分管领导亲自听取工作意见反馈,采取措施,为加强和改进机关档案工作提供了有力的人财物保障。如南京市各民主党派机关受环境制约,多年来没有独立的档案室,档案室基础建设特别是库房条件非常薄弱,档案安全管理存在重大隐患。通过集中的登门指导和跟踪服务,得到各党派驻会主委和办公室主任的全力支持,先后建设了独立的档案库房,从根本上解决了档案的保管条件问题,加快了各单位档案工作规范化建设进程,收到了良好成效。

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责任编辑:中国档案
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