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境外档案征集工作新机制探索

近年来,为了守护沈阳的历史文化记忆,努力构建覆盖广泛、内容丰富、结构合理的档案资源体系,沈阳市档案局(馆)将档案资源体系建设摆在了重要位置,在依法做好档案接收进馆的同时,聚焦档案征集,加大工作力度,积极拓展境外档案征集工作新途径,取得了显著的成效。

探索机制

为了实现境外档案征集工作的常态化和持续化,沈阳市档案局(馆)主动作为,积极探索境外档案征集工作的新机制。

1.经费保障机制

经费保障是开展境外档案征集工作的前提和基础。近年来,沈阳市档案局(馆)积极为境外档案征集工作争取专项资金。从2007年至今,沈阳市财政局每年都将境外档案征集的30万元专项经费纳入财政预算,为沈阳市档案局(馆)境外档案征集工作的开展提供了支持和保障。

2.部门合作机制

开展境外档案征集工作要紧紧依靠外事部门的力量,只有借力而行、合作共赢,才能取得事半功倍的效果。近年来,沈阳市档案局(馆)与沈阳市人民政府外事办公室密切沟通,加强联系,共同携手开展境外档案征集工作,形成了良性互动的合作机制。

3.年度征集机制

2010— 2016年,沈阳市档案局(馆)每年都派出境外档案征集团先后赴英国、法国、美国等国家开展境外档案征集工作。由于有沈阳市财政局的经费保障和沈阳市人民政府外事办公室的大力支持,这项工作已经成为一种常态。2017年年底前,沈阳市档案局(馆)还将派境外档案征集团赴德国国家档案馆开展境外档案征集工作。

成效显著

1.丰富馆藏

近年来,沈阳市档案局(馆)先后6次派出境外档案征集团赴十余个国家的档案馆、图书馆、博物馆开展境外档案征集工作,共征集文字资料3390页、照片852张、地图38幅、视频4部,内容涵盖了沈阳的政治、经济、文化等多个领域,这些档案资料丰富了馆藏档案资源,有些还填补了馆藏档案的空白。如在法国阿尔贝·肯恩博物馆征集到的拍摄于1912年沈阳城的一批最早的彩色照片,真实再现了当时沈阳的城池建筑、市井风情、里巷民风。在英国爱丁堡皇家外科学院图书馆征集到的盛京施医院创始人司督阁医生在爱丁堡大学就读期间的奖学金证书等档案资料,为沈阳市档案馆“司督阁与沈阳档案资料专题数据库”的建设提供了新的内容。沈阳市档案局(馆)在英国伦敦大学亚非学院图书馆征集到了1770年法文版《盛京赋》,并由沈阳市政府投入巨资将其翻译出版。《盛京赋》是乾隆皇帝专门为盛京(沈阳旧称)这座城市创作的文学作品,真实展现了1743年乾隆皇帝东巡祭祖时的所见所闻。

2.加强交流

境外档案征集工作为中外档案同行架起了一座文化交流的桥梁。在档案征集的过程中,双方不仅就档案征集工作如何开展进行了交流,同时还就档案遗产的保护与开发、档案资源的社会共享及双方合作办展等事项进行了广泛的交流和探讨。在交流中,双方不仅加深了了解,还增进了友谊,并为未来双方的深度合作奠定了良好的基础。近年来,沈阳市档案馆先后5次作为沈阳市政府代表团赴美国芝加哥、意大利都灵市和俄罗斯乌法市等沈阳市的友好城市举办档案展览;接待来自美国、德国和法国等国家的外宾共计15批次近200人;在沈阳的7个驻沈总领事馆中,6个总领事馆的总领事都到过沈阳市档案馆参观考察,其中法国、德国和日本的总领事还主动给沈阳市档案馆提供档案征集方向,帮助联系档案征集对象。境外档案征集工作进一步提升了档案工作的对外影响力,沈阳市档案馆已经成为了沈阳对外文化交流与展示的重要窗口。

3.扩大宣传

近年来,为了使这些境外征集来的档案资料发挥更大的价值,让社会共享档案征集成果,沈阳市档案局(馆)打出“组合拳”进行宣传,运用多种方式扩大档案的影响力度。

联合办展览。2014年12月2日,为纪念中法建交50周年,沈阳市档案馆与沈阳市人民政府外事办公室、法国驻沈阳总领事馆及法国上塞纳省议会联合举办了“一百年前法国人眼中的盛京影像”展览。该展览作为沈阳市政府纪念中法建交50周年唯一推出的活动,展出了从法国征集的沈阳最早的一批彩色照片,再现了沈阳这座历史文化名城的百年风貌,让广大沈阳市民,特别是青少年了解到了一百年前的沈阳,从而感受到沈阳一百年来的沧桑巨变。

举办新闻发布会。为了让更多沈阳市民了解一百年前沈阳的风貌,在展览开展前一周,沈阳市档案馆在沈阳市政府新闻发布厅举办了“一百年前法国人眼中的盛京影像”展览专场新闻发布会,沈阳地区30余家新闻媒体参加了发布会并进行了广泛报道。由于新闻媒体的助力,档案展览引起了社会的极大关注和热烈反响,该展览在开展首日就吸引了近千人到场参观,并受到了广大沈阳市民的普遍好评。

举办主题报告会。近年来,沈阳市档案局(馆)非常注重对境外征集档案的研究,并多次在形成专题研究成果的基础上举办大型主题报告会。沈阳市档案局(馆)先后举办了“阿尔贝·肯恩与百年前的彩色沈阳”“欧洲大思想家伏尔泰与乾隆《盛京赋》”等大型主题报告会。这些大型主题报告会宣传和展示了沈阳境外档案征集的成果,再现并讲述了档案及其背后鲜为人知的历史故事。如“欧洲大思想家伏尔泰与乾隆《盛京赋》”主题报告会,以从海外征集回国的法文版《盛京赋》为背景,讲述了《盛京赋》是如何流传到欧洲,又是如何在法国出版的,以及法国著名思想家伏尔泰对《盛京赋》的评价与赞美。这些历史故事折射出了盛世末期的古老中国和思想启蒙的新兴欧洲在文化上的碰撞、对话与交流。

举办社会公益讲座。近年来,沈阳市档案局(馆)以从境外征集进馆的档案资料为佐证,在档案馆、图书馆、博物馆、新华书店等公共场所面向广大市民举办社会公益讲座,宣传档案在守护沈阳历史文化方面不可替代的作用。如2017年2月26日,沈阳市档案局(馆)长荆绍福作为特约嘉宾在沈阳产业金融博物馆的“博物馆下午茶”活动中为沈阳市民做了一场题为《近代沈阳城市影像》的公益讲座。在讲座中,荆绍福展示了一百多年前沈阳最早的黑白照片、最早的彩色照片及最早的纪录片,这些使人感到似曾相识又恍如隔世的影像,引发了人们对沈阳一百年来沧桑巨变的感慨。

经验总结

境外档案征集工作时间紧、任务重,如何在有限的时间里取得最佳的效果是我们必须思考的问题。

1.掌握线索

掌握线索是关乎境外档案征集工作成效如何的关键所在。档案部门应该通过国外档案馆、图书馆、博物馆、研究机构和社会团体等多种渠道,广泛调查和搜集境外档案征集线索,明确征集工作的主攻方向,制定切实可行的征集方案,确保境外档案征集工作目标明确,有的放矢。

2.熟悉家底

境外档案征集工作应以填补馆藏档案的空白为重点,所以如何使境外征集的档案能够真正起到“填补空白”的作用,避免重复征集,这就要求境外档案征集人员要熟悉家底,了解馆藏档案资源的现状及遗缺。同时,境外档案征集人员还要熟知地方历史发展脉络,了解不同历史时期该地区发生的重大历史事件、出现的重要历史人物等,这不仅有利于档案征集工作的开展,也有利于在档案征集工作中发现新线索,进而取得新收获。

3.做好沟通

沟通是文化交流的基础,有效的沟通可以大大提高境外档案征集工作的效率。在每次出访前,沈阳市档案局(馆)都始终保持与外方密切沟通,了解出访国家的查档规定,落实查档手续,预约查档时间,协调有关事项等。

作者单位:沈阳市档案局

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责任编辑:中国档案
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