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上海市浦东新区档案局集中接收地下管线竣工档案

近日,上海市浦东新区档案局顺利完成一批地下管线存量档案的接收进馆工作,其中天然气管线存量档案320个项目1404卷、信息管线存量档案11个项目55卷。此项工作的完成标志着浦东新区地下管线档案监督指导取得了阶段性成果。

档案局领导高度重视地下管线存量档案接收工作,带头开展调研,亲自指导制定相关工作预案,从以下四个方面抓好地下管线档案接收工作:一是编制规范充分沟通,要求明确。为确保四大管线存量档案一次性验收成功,协助建设单位按照“分步走”原则,先按编制规范形成若干“样板档案”,经业务督导人员确认无误再进行大批量编制,使建设单位在实际操作中掌握规范、发现问题,有效避免了因业务标准理解问题而造成大批量返工的情况。二是内部接收三方联动,机制完善。存量档案的归档,涉及过程指导、接收进馆、协助数字化等工作,较新进馆档案情况更为复杂。为确保该批档案高效接收,局建立业务督导办、档案管理部、数字化小组之间的配合保障机制,确保管线存量档案做到“编制完成一批、检查预审一批、移交接收一批”,使四大管线公司充分感受到现代档案服务的便捷高效。三是主动开辟绿色通道,专人专管。四大类存量档案数量较大,且各自特点鲜明、差异较大。为确保移交过程的连续性,分别指定四名中青年骨干专人负责一类管线档案,为建设单位提供全程跟踪服务,专人专管、一管到底,时间安排及人员安排开辟绿色通道,即报即验,省时高效。四是协助办理后续验收,特殊情况特殊处理。根据既定口径,对于满足接收进馆要求的存量地下管线档案,以《档案移交接收单》作为归档凭证,档案局不再核发《建设工程竣工档案检查结论单》及《上海市建设项目(工程)档案验收合格证》。但在实际操作中,仍充分考虑部分进馆单位的工作需求,为档案已接收进馆单位另行出具档案工作意见文书。

第一批接收单位浦东燃气公司、上海信息管线有限公司相关负责人表示,地下管线存量档案的顺利移交,不仅有效锻炼了档案干部的业务能力,也进一步增强了公司做好档案工作的信心和决心。下一步,公司将继续深化对归档规范的学习和理解,建立和完善相关工作机制,加强人才培养,确保档案管理与项目建设同步推进、同步提高。档案局也将持续发力、跟踪指导,将首批地下管线存量档案移交工作的经验运用到后续的监督服务中,尽快完成余下存量地下管线档案的移交进馆工作,夯实地下管线档案信息资源基础,为上海的科学、精细、智能治理提供坚实的信息资源保障。

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责任编辑:中国档案
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