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江西莲花县规范行政决策档案助力法治政府建设

近年来,莲花县档案局高度重视全县行政决策档案管理工作,积极作为,多措并举,取得了实实在在的成效。

县档案局专门组织工作人员,积极深入机关单位,对行政决策及程序进行前期调研,掌握依法行政的相关政策,在此基础上,制定了切实可行的工作方案,通过与县司法局、县法制办、依法治县领导小组沟通,选取了有针对性和代表性的决策部门作为试点,详细了解了行政决策各个阶段形成的文件材料情况,掌握了全县行政决策整体情况。

针对行政决策流程及形成的相应文件材料、归档数量、归档门类、归档范围和保管期限等问题,全县成立了由档案部门、法制部门、决策试点单位组成的研讨小组,对行政决策文件材料的整理、长效管理机制等进行讨论,并召开专题座谈会,向全县有关单位征求意见和建议。在此基础上,县档案局联合县司法局、县法制办制定了《莲花县行政决策档案管理工作指导意见(试行)》,对行政决策范围、行政决策档案定义、归档范围、保管期限、管理原则、整理方法等作出了明确规定,对收集好、管理好、利用好政府行政决策档案提出明确要求。

    县档案局联合县司法局、县法制办专门选取了“规范和加强县区机动车停车场管理”和“莲花县档案事业十三五规划”(部门行政决策)两项决策事项作为模板事例,从公众参与、专家论证、风险评估、合法性审查、集体讨论决定5个流程规范整理行政决策文件材料,规定了行政决策档案的组卷原则和方法、卷内文件材料的排列、案卷的编目、装订等内容,为各机关单位规范归档提供了示范;县档案局还为各相关单位积极提供行政决策档案指导服务培训,并结合现场指导、远程指导、集中指导、研讨交流等多种指导形式,确保行政决策档案的规范化管理,推进依法行政。

按照《意见》要求,县档案局专门部署了相关任务:一是进一步明确职责。依据行政事项决策范围,县档案局联合县司法局、县法制办全面梳理了2019年以来列入全县行政决策事项目录的事项,要求各责任单位明确职责,相互配合,协调支持,确保行政决策档案规范化管理工作顺利开展。二是完善归档机制。要求各机关单位牢固树立档案意识,确保行政决策过程中形成的各类文件材料及时归档,要求各机关档案部门认真对照《行政决策文件材料归档范围和档案保管期限表》,确保归档的行政决策文件材料齐全完整,对应归档的行政决策文件材料,特别是音频、视频和数码照片等,必须按规定整理、归档,确保应归尽归,任何部门和个人不得拒绝归档或据为己有;凡行政决策涉及两个及两个以上单位的,要由主办单位统一归档,联办单位及时收集、整理本单位在事项决策过程中形成的文件材料,并在行政决策办结之日起30日内向主办单位汇交原件并留存副本;针对部分单位没有将全部事项决策进行集中统一管理、导致部分档案散存在部门和个人手中这一问题,明确要求凡属行政决策档案归档范围的文件材料,要由承办单位按规定向本单位综合档案室移交,实行集中统一管理,并定期向县档案馆移交;各机关单位要将行政决策档案与机关其他档案一起实行集中统一管理,落实档案安全保管制度,配备相应的档案设施设备,切实保证行政决策档案实体安全和信息安全。三是积极完善档案利用制度。要求各单位要建立健全行政决策档案利用制度,明确利用范围、审批手续和查阅方式,在档案利用过程中,不得逾期不还、擅自转借他人、泄露或擅自对外公布行政决策档案信息。

为加强对行政决策档案的规范管理,县档案局还建立了行政决策档案长效监督检查工作机制,对各行政机关行政决策档案管理的制度建设情况、档案归档移交情况、档案安全保管情况、档案利用情况、档案信息化情况等定期进行执法检查。对执行档案法律法规不力、管理工作不到位的,及时督导并限期整改;对存在档案违法违纪行为的,依法追究相应责任。

下一步,县档案局将进一步加强对行政决策档案的管理,督促各单位健全行政决策档案管理体制,完善归档机制,加快构建全县行政决策档案专库,为全县全面推进法治政府建设提供真实、系统的档案凭证,为推进依法治国提供有效的档案服务。

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责任编辑:中国档案
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