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广州市出台新冠肺炎疫情防控工作文件材料收集意见

为做好新冠肺炎疫情防控档案管理工作,日前,广州市出台新冠肺炎疫情防控工作文件材料收集意见,对疫情防控档案工作进行指导,确保在疫情防控工作中形成的各类文件材料的齐全完整。

一是建立档案工作收集网络。建议指定专人负责档案收集积累工作(专责档案员),对市防控新型冠状病毒肺炎疫情工作领导小组(指挥部,以下统称“指挥部”)及办公室文件材料收集积累,编写本市疫情防控工作大事记等,并对各工作组档案收集工作进行督促指导。建议指挥部建立以专责档案员为中心,由各工作组档案工作联络员组成的档案工作网络。档案工作联络员负责本工作组在疫情防控工作中形成的文件材料日常收集积累。专责档案员和档案工作联络员将纸质文件单独存放,将登记清单与相应的电子文件集中脱机存盘。

二是把控文件材料收集来源。建议掌握以指挥部及办公室、各工作组名义形成的文件材料,包括内部管理文件、收文、发文、综合信息及以指挥部各工作组牵头单位、成员单位代拟稿、代章的发文等。

三是了解文件材料收集范围。主要内容包括在疫情防控工作中形成的有保存利用价值的文字、图表、录音、录像、照片、电子文件、标志性实物等形式的真实记录。特别是成立机构、部署工作等文件材料;召开的各类重要会议材料;支援武汉等疫区工作情况材料;疫情通报统计材料及各种简报专报、疫情防控大事记等;相关研究机构形成的科研材料;各类捐赠、募捐等材料;记录感人事迹的小视频、小故事等材料。

四是注重文件材料收集质量。建议高度重视档案工作,注重提高文件材料的形成质量。收文一般由收文登记表或收文处理表(处理笺)、收文正本等构成;发文一般由发文稿(或发文呈批单)、正本、定稿等构成。照片、音频、视频等声像材料在收集积累阶段应及时对拍摄时间、拍摄地点、事件、人物等作出详细说明。同时,建议提高文件材料收集的及时性,每份文件材料办结或一项专项活动(如会议)结束后应在2个工作日内完成相关文件材料的收集、积累。

五是区分不同流向归档渠道。建议指挥部形成的所有档案作为单独全宗进行集中管理,待本次疫情防控工作结束后,在规定时间内向同级国家档案馆移交。指挥部各工作组成员单位根据各自职能范围产生的疫情防控工作文件材料,应纳入相关单位档案综合管理范围归档。

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责任编辑:中国档案
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