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威海市环翠区开展疫情防控文件资料收集归档工作

为全面真实地记录威海市环翠区各级各部门和环翠区人民众志成城、群策群力抗击疫情的全过程,环翠区档案馆主动作为,创新工作方式,采取多种措施全面加强全区疫情防控档案的收集归档工作。

一是快速反应,靠前服务。1月28日,选派业务骨干第一时间进驻环翠区新型冠状病毒感染肺炎疫情工作指挥部,提出了《关于加强新型冠状病毒感染的肺炎疫情防空处置档案管理工作的几点要求》,明确了文件材料收集范围及措施,确定了基层排查组、交通联防组、综合协调组、宣传组等17个小组的档案管理具体负责人和档案审核人,确保档案工作与疫情防控工作同步开展,相关文件材料应归尽归。2月11日,向环翠区各单位发出了《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料收集归档工作的通知》,明确了各单位工作责任、归档范围及工作要求,确保疫情防控档案工作责任全覆盖。2月20日,向社会各界发出了征集抗击新冠肺炎疫情防控工作档案资料的公告。

二是抓住重点,紧盯细节。一方面盯紧疫情防控重点单位和部门。加强对环翠区新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组及工作机构、区委办、区府办、卫健、经信、商务、教育、应急管理、交通运输、市场监管等疫情防控重要职能部门,以及医院、疾控中心等单位的疫情防控工作建档指导,并对区委办、区府办、卫健局等核心单位的档案分工提出了书面意见。另一方面盯紧文件资料的收集质量,要求各单位做好两个大方面资料的收集工作。一是疫情防控过程中文件资料、照片视频影像资料以及实物资料的收集工作,并统一了同步收集电子文件的名称格式,提供了文件资料的分类方法;二是做好疫情防控全过程大事记的记录工作,包括发布文件、通告、倡议、举行会议、领导督导、重要工作等,既能成为收集整理相关档案的重要依据,也能为以后的查考利用提供最便捷的一手资料。

三是创新方式,强化收集。为了保证疫情防控档案应收尽收,改变了过去先收集后登记的方法,设计了《环翠区新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控处置档案文件、影像、实物档案登记表》,要求各单位、各工作组在形成文件材料的同时,同步登记、同步分类、同步整理,并标明电子文件归档及备份情况。为了体现文件的时效性,还要求各相关单位将重要文件形成时间、大事记记录时间精确到几时几分。

四是线上线下,跟紧督导。在线上,利用新成立的指挥部档案工作钉钉群及环翠档案业务交流钉钉群,上传档案工作文件、提供可借鉴学习的档案归档工作优秀案例、及时解答各单位工作中遇到的实际问题、阶段性督导各单位上传整理档案的电子版、实时反馈各单位档案工作中存在的问题。在线下,举行了指挥部各组档案管理人员培训会议,并根据需求到各组对各种载体和类型的档案进行分类指导,为有序、规范开展疫情防控建档工作提供了专业技术支持。

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责任编辑:中国档案
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