今年以来，舟山市在定海区试点打造智慧档案云综合利用平台，启动档案馆室一体化利用服务集成平台建设，将婚姻、户口迁移等7大块民生档案数据挂接到档案利用服务平台，目前已完成35家全宗单位28.6万条室馆异地民生档案数据上传，11个街道已全部实现异地查询。未来将在全市铺开，并直接到社区就能完成查询。

按“先集中统一保存，再逐步规范管理”的原则，依托政务外网搭建一个对全市各单位电子档案信息产生、存储、管理、归档、集中、中转、发布、进馆等全过程进行管理的软硬件平台系统，实现全市档案数据的统一指导、集中保存、共享服务。一是以市政务外网为通道，构建档案馆室一体化利用服务集成平台网络构架，开通档案馆数字档案管理平台，完成市档案馆与县档案馆、档案馆与基层档案室之间衔接贯通，实现一步到位的网络全程管理。二是设立在线指导、在线接收、在线查询、在线答疑等功能，加强馆际和馆室之间区域间档案信息化均衡发展。三是统一标准，统一软件，齐全设施，一体化管理，规范工作流程，完善数据库建设，畅通信息渠道。四是通过集成，建立档案馆为点，各基层单位档案室为面的分布式管理，大容量储存，高密度整合，形成全市目录、全文、多媒体三个大型档案信息基础数据库，有效加快全市“智慧档案”建设进程。

定海档案馆作为馆室一体化利用服务集成平台建设试点单位，对若干年的档案利用情况进行统计分析，得出结论：来档案馆查阅档案的人员中，普通群众占了大部分；在查阅的档案中，涉及婚姻、户口迁移、土地、山林权属、精简下放等与群众生产生活密切相关的档案占了大部分。基于这个结论，定海档案馆在加快馆藏档案数字化进程的基础上，以提高档案工作服务普通群众水平为目的，选取群众查阅频率高的馆藏婚姻、户口迁移、土地征用、山林承包、精简下放等七大块民生档案为对象，优先开展档案数字化工作。

数字化档案范围确定后，进入了实施阶段。在制作的方式上，定海档案馆进行了多次探讨、权衡。最终考虑到设备、技术、人员等实际情况，将数字化工作以项目的形式，委托专业数据制作公司来完成。由公司自带设备、技术、人员，定海档案馆提供场地，开始档案数字化工作。期间，就制作的细节问题，包括目录内容、图像扫描分辨率、图像压缩格式等技术参数的确定，多次进行指导，向省、市档案局的专家咨询，反复与制作公司探讨，确立了一套要求比较高的数字化方案。目前，定海区完成数字化量约占馆藏应数字化量的85%，并将35家全宗单位28.6万条室馆异地民生档案数据上传挂接到档案利用服务平台。

舟车劳顿，跑好几个馆才能查到需要的档案，这是过去许多市民在查档中常常遇到的“糟心事儿”，尤其小岛上的居民，更觉得麻烦。将档案馆搬到“家门口”，成为舟山市市民的期待。

智慧档案云综合利用平台的搭建，实现了各档案馆之间、档案馆和乡镇街道档案室之间的资源共享，未来将在全市范围内铺开。

下一步档案数据还将返回到立档单位下属的社区，市民只要直接到社区就能完成查询，并开具有效证明，真正实现‘家门口’查档。

随着数字化、网络化、信息化深刻影响着人们的生活，更新档案管理方式也成为新时期档案馆建设的课题。今年下半年，市档案局向各县（区）档案局及市属部门推广应用，海岛乡镇（街道）在年底前基本实现远程查阅本乡镇已进馆档案。“十三五”末，通过手机APP、微信、固定电话等方式查档也将实现。