高安市委办、市政府办每年都要发出、收到大量的文件和有保留价值的文字材料，有大量文件、材料需要及时归档，生成大量的文书档案，而这些文书档案利用率又非常高。为了更好保管这些档案，高安市档案馆开拓思路，要求市委办市政府办整理两套完整的文书档案。

近几年，高安市委办每年有700余件文书档案生成，市政府办每年有近2000件文书档案生成，两个单位档案不仅数量多，而且利用频繁，利用群体复杂，给档案规范化管理带来一定的麻烦。根据这一现状，自2000年起，高安市档案馆每年派员指导以上两个单位归集整理档案时，整理出两套本单位形成的文件和文字材料的文书档案，整理好后，一套及时移交到市档案馆保存，另一套自己单位保管，用于自己单位备查。这种管理方式，一是可以方便自查。在自己单位查阅档案时，可减少本单位查档人员在市档案馆和自己单位之间跑来跑去的烦恼，节约查档时间，提高办事效率；二是可以相互补给。自己单位发现缺失，可及时到市档案馆复制补充，档案馆也可用同样的方法补充，不会因查阅过频繁过多导致档案损毁、遗失现象。