近年来，青岛市档案局在机关档案年度检查中发现各单位在归档文件材料齐全完整方面的问题存在一些共性问题，重点集中解决这些“共性问题”是提高机关档案归档齐全完整水平的重要途径。为此，青岛市档案局建立“归档齐全完整问题清单”制度。从年初开始，机关档案监督指导人员在业务指导、定期巡检、年度检查过程中随时记录各单位存在的归档齐全完整方面的问题。年度检查完毕后将年度机关档案监督指导过程中发现的机关文件材料归档齐全完整问题进行汇总分析，总结了10项各机关文件材料归档不齐全的共性问题，既包括会议记录、干部调入调出介绍信存根等归档难点文件材料，也包括收文办理结果、新任领导班子合影等归档时容易忽视的文件材料，综合形成2016年机关文件材料“归档齐全完整问题清单”。

“清单”一是作为青岛市机关年度检查通报附件形式印发各机关，提高各机关档案分管领导的知晓度和重视度，提示机关档案工作人员注意归档；二是加强各机关涉及“清单”内容归档的监督指导，将“清单”内容是否归档作为下一年机关档案年度检查的项目之一进行重点检查，并在机关档案业务培训时进行重点讲解；三是通过机关档案微信公众号发布“清单”内容，最大范围内提醒各机关档案工作人员注意“清单”内容是否归档，在全市营造关注、重视“清单”内容归档的氛围，以此方法提高这部分文件材料归档齐全完整程度。青岛市档案局将在后续的监督指导过程中加强“清单”问题的跟踪检查，进一步扩大“问题清单”涵盖范围，以此方式不断提高机关档案齐全完整和规范管理水平。