夷陵区以推进“档案强区”建设为契机,不断加强档案数字化建设,初步建立了档案案卷目录数据库、部分文书、专业档案文件级数据库和重要档案的全文数据库,力争10年内基本建成“数字档案馆(室)”。
截止2014年底,夷陵区档案馆目录数据达到106万条,全文数字化达到18109卷(件、盘)、934395幅面、592GB总量;95%以上的机关档案室建立了10年以上的档案目录数据库,80%机关档案室主要对永久、长期、30年保管的室藏文书档案实行全文数据管理,部分机关档案室对重要业务专业档案完成全文数字化,初步统计全区机关档案室共完成全文数字化扫描100多万幅。夷陵区档案数字化工作的推进,各馆室实现了从手工检索向计算机检索的转变,大大提升了档案服务社会的能力。
夷陵区为加快档案数字化进程,主要采取了4个方面的措施。一是档案数字化建设经费纳入财政预算。夷陵区财政从2010开始将档案数字化建设经费纳入财政预算,累计区财政对档案数字化投入达80万;二是档案数字化建设任务纳入档案工作考核。区委区政府对各单位进行档案工作考核时,将档案数字化工作纳入考核内容,占5分;三是档案数字化建设质量纳入培训内容。近5年来,夷陵区每年档案业务培训时将档案目录录入和全文扫描规范化质量要求纳入培训重要一课,累计有200个单位的档案员参与培训;四是按照利用优先的原则,主要对重要的、群众查阅需求量大的档案进行了优先进行全文处理。夷陵区档案馆优先对婚姻档案、三峡库区移民档案、区政府办公室文书档案等重要利用频繁的进行了全文扫描工作。