5月31日，益阳市政府常务副秘书长杨光辉主持召开了市档案大楼消防安全、物业管理协调会，市财政局、市机关服务中心、市档案局、市卫计委、市工商联、市地志办、市党史办、市社科联、市老科协、市城建设档案馆等单位主管领导参加会议。会议首先听取了市档案局《关于市档案大楼安全、物业存在问题及实行统一管理的建议》情况汇报，各参会单位就市档案大楼的管理充分发表意见。杨光辉常务副秘书长作了重要讲话。

益阳市档案局代表入驻单位介绍了目前档案大楼存在的安全和物业管理问题，主要存在防盗安全、消防安全、公用设施管理及物业费拖欠四个问题，这既是档案大楼的安全隐患，也影响了本机关的正常运转。为此，要加强档案大楼的统一管理，实行“三统一，全移交”，即将档案大楼的安全、消防、物业统一由机关服务中心管理，所有大楼公用设施全部移交市机关服务中心管理维护。其他与会人员纷纷发表意见赞同“三统一，全移交”的做法。

市政府常务副秘书长杨光辉在会上强调：一要提高认识。市档案局、城建档案馆的档案库房是重点消防单位（场所），档案资料是不可再生的资源，极其珍贵，市档案大楼各相关入驻单位要对安全管理引起足够认识，做好消防安全防范工作。二要统一管理。档案大楼物业管理移交机关事务服务中心，由服务中心整体负责，包括卫生、安全、消防。移交后，服务中心要迅速对楼内安全设施检查维修，确保运行良好。三要强化责任。市机关服务中心要组织入驻单位，划分防火防盗责任分区包干，建立安全管理责任制，切实保障制度的执行。四要收缴费用。大楼物业管理费用，各单位按面积承担，及时按月交纳。确实有困难的向财政申请，不得拖欠。五要严控办公面积。市机关服务中心对大楼各入驻单位办公用房面积，进行实际测量，超面积的对照政策要求整改腾退。财政部门积极跟进，保证到位。