为了推进全市档案信息化建设，怀化市把“示范数字机关档案室”创建作为一项重要抓手来推动。通过典型引路、档案接收、规范化管理评估、档案整理质量竞赛活动等举措，来引导和激励市直单位档案室开展数字化。在2015年市“两办”出台的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》中明确了数字档案室建设的进程，市档案局为此制订出台了《怀化市数字档案室建设测评标准》，从组织保障、数字档案建设、电子文件归档、数据管理、开发利用等五个方面规范了数字档案室的创建工作。主要做法有四个方面：一是先期在电力公司、烟草公司、财政局、住建局、公共资源交易中心等条件较好的单位开展创建活动，积累创建经验，然后逐步在全市推开。二是通过档案接收，将数字化内容加入进去，要求文书立卷改革后的属于移交期限的档案，即2001－2005年的档案必须数字化才能接收进馆。三是大力指导机关档案室开展档案工作规范化管理评估活动，通过档案室上等级，来强力推进档案数字化。四是在档案整理质量竞赛活动中，明确凡完成年度档案数字化的单位为当然的年度档案检查先进单位。通过这些措施的推行，怀化市的机关档案室数字化工作开展得如火如荼，有力地调动了各单位的工作积极性，有效地促进了全市档案信息化建设，为同步实施的数字档案馆建设打下了坚实基础。