5月11日，娄底市召开全市政府职能转变和机构改革动员大会，市委书记龚武生等在娄市委常委出席，市长李荐国作动员报告，龚武生作重要讲话，全市有关涉改单位工作责任人300余人参加，市委副书记徐文龙主持。

会上，市档案局市机构编制委员会办公室联合印发了《关于加强机构改革中档案管理的通知》，就机构改革中档案管理和处置工作进行了具体安排部署。通知着重强调了四个方面：

一要充分认识做好机构改革档案管理工作的重要性。通知指出，有关涉改单位的档案，是其履职过程的真实记录，是备以查考的真实凭证和历史依据，是不可再生的宝贵资源，是国有资产的重要组成部分。各级各单位要高度重视，将机构改革档案管理和处置工作纳入机构改革总体工作中，进行同步安排部署，同步组织实施，以高度的政治责任感、使命感和对党对国家负责、对历史对人民负责、对娄底未来负责的精神，确保档案的绝对安全。

二要明确档案的归属与流向。通知指出，机构改革单位的档案处置要以维护历史真实性和完整性为原则，在机构变动前形成的全部档案（除人事档案外）是一个整体，不得分散。其归属和流向要严格按照通知规定执行，不得有误。

三要切实做好档案移交工作。凡涉改单位原机构存在期间保管与形成的档案、改革过程中形成的档案及其全宗卷，保管期限未到期的，一律要按国家行业标准进行规范整理，连同其永久档案对应的数字档案一并移交。保管期限已到期的，由原单位按规定程序进行销毁。档案整理不符合要求的，要返工。

四要严密组织实施。通知要求，各有关单位要认真组织。要摸清底数，制定切实可行的工作方案，方案要明确责任人员、档案数质量情况、档案处置方式和归属等具体问题。通知要求，各有关单位要明确任务。属于“撤、并、转”的单位，要认真做好档案的整理与移交工作，严格办理交接手续，档案处置不到位，机构和人员不能散；新组建的单位要迅速成立档案工作机构、明确档案管理人员、建立健全工作制度、依据“三定”方案按国家档案局8号令要求编制好本单位文件材料归档范围和保管期限规定报市档案局审批备案，有序开展档案工作。通知还要求，各级各单位要严肃纪律。任何单位、部门、个人不得借机将档案私自带走、留存、转移和销毁。对在机构改革中造成档案损毁、丢失、泄密的，将严格按照监察部、人社部和国家档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》，严肃追究有关责任人员责任。