为了进一步加强全克拉玛依市重大活动档案管理工作的前置管理，提升承办单位的归档意识和工作积极性，年初克拉玛依市档案局启动实施了《重大活动档案工作告知书》制度，并坚持在重大活动筹备阶段就通过电子公文程序给各承办单位发出《告知书》，对重大活动档案的收集、归档和移交等工作提出了具体要求，确保了克拉玛依市重大活动档案的齐全、完整。

通过向丝绸之路经济带新疆·克拉玛依论坛、首届丝绸之路国际科学节、第六届北疆西部区域融合发展研讨会等六项重大活动的承办（主办）单位下发《重大活动档案工作告知书》，各承办单位档案归档意识明显提高，同时克拉玛依市档案局及时加大跟踪指导力度，贯彻“事前提醒、事中参与、事后验收”的重大活动档案管理原则，确保克拉玛依市各项重大活动档案收集、整理及归档工作有序推进。目前，包括 “第六届北疆西部区域融合发展研讨会”等部分圆满落幕的重大活动的各类档案正在进一步整理当中。