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学术科研

务实推进业务类电子档案管理能力建设

—— 以上海农商银行为例

作者:严群 姚慧 来源:《中国档案》 发表时间:2021-01-16 分享到:

近年来,随着经营管理活动和信息化技术的飞速发展,上海农商银行各业务管理系统中形成的电子文件数量愈加庞大、档案利用愈加频繁。这些新型载体文件正迅速且不可逆转地取代纸质文件,并成为商业银行经营管理活动的凭证。由此来看,加强业务类电子档案管理是上海农商银行档案事业发展的必然选择。

在提质增效、确保安全、创新驱动、转型发展思想的指导下,上海农商银行以合规内控类电子档案为突破口,致力于商业银行电子档案管理能力建设。2019年12月,上海农商银行顺利通过国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理第二批试点项目验收,成为全国农信系统中首家通过验收的试点单位。2020年3月,上海农商银行向上海市档案局申报了“商业银行合规内控类电子档案的风险管控研究与系统设计”课题并已着手实施,聚焦电子档案风险管控工作,深化和巩固试点成果。


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上海农商银行档案系统功能图


选题发力,聚焦核心业务

为积极稳妥地推进试点工作,上海农商银行采取重点突破、以点带面的策略,以信息共享、业务融合、风险防范为目标,将突破口选在合规内控类电子档案管理工作上。实践证明,这一选题对于服务商业银行工作大局具有现实和长远的意义。

1.服务银行中心工作

银行工作,以合规风控为本。近年来,国际金融风波和国内金融风险频现,央行要求国内金融机构重视合规内控体系建设,构筑金融风险防范的底线。上海农商银行于2019年下半年起积极致力于创建“上海银行业合规管理示范行。”通过建章建制,发现和杜绝违规操作、营私舞弊等行为,确保合规经营。选择这一突破口,可为银行核心工作作出较大贡献。

2.提高银行管理水平

合规内控电子档案是商业银行在实施合规内控职能活动中形成的具有保存价值的电子文件。综合反映了银行在合规管理、风险监测、案件防控、内部控制、法律事务和反洗钱管理等各方面的经营管理和业务活动状况。对这类文件实施集中统一、科学有效的管理,是提高商业银行规范化运作水平的重要保证。

3.保障银行信息安全

电子文件由于信息、载体和生存环境方面的不稳定性,在真实、完整、有效和安全方面存在诸多先天性缺陷,尤其经不起长期保存的考验。上海农商银行合规内控电子文件、电子档案流转于上海农商银行合规内控及违规积分管理系统(以下简称“CIS系统”)、上海农商银行协同办公系统(以下简称“COA系统”)和上海农商银行数字档案管理系统(以下简称“EFS系统”),在流程管理、数据接口和电子档案“四性”保障上仍存在诸多隐患。系统一旦受损,将给银行乃至社会造成难以挽回的损失。因此,解决好合规内控电子档案的风险管控问题成为确保商业银行档案长久安全的紧迫任务,而且还可能对其他商业银行的电子档案管理形成示范、带动效应。

供给发力,提升管控能力

上海农商银行在试点中大胆践行“大档案观”,从档案资源、服务、安全、制度等供给侧发力,全面提升业务类电子档案管理的管控能力。

1.资源供给发力

实现5个维度延伸:一是在管理对象上从管理类档案向业务类档案延伸,通过试点将合规内控档案纳入管理范围,并向财务、信贷、采购等业务档案领域延伸。二是在管理载体上从纸质档案向电子档案延伸,聚焦增量原始电子档案,持续开展存量纸质档案数字化。三是从传统管理模式向“混合制”“单套制”延伸。在当前实现以原始电子档案为主,纸质档案为辅的“混合制”管理模式,今后逐步向纯电子档案“单套制”管理模式过渡。四是管理信息内容上从单一电子档案内容信息向包括结构、背景信息在内的元数据延伸,以确保原始电子档案及其扫描件的内容真实、证据可靠。五是在管控过程上从后端档案管理向前端文件管理延伸,对合规内控类电子文件的形成、办理、保存、鉴定、利用等工作环节,按照档案管理要求实行全过程监管,确保其始终处于受控状态。

2.服务供给发力

向多途径、多元化、深层次方向发展,实现 4 个方面范围扩展:一是服务对象,从主要为中后台管理部门服务,扩大到为前台业务部门和分支机构一线服务。二是服务方式,从提供纸质档案扩大到提供原始电子档案为主,纸质档案为辅。三是服务功能,从提供单平台档案查询扩大到跨平台一门式信息集成服务,并在电子档案“四性”检测及安全加固上提供档案增值服务。四是服务内容,从提供面上文件内容信息,扩大到综合提供文件和档案元数据信息,并为将来提供档案大数据信息做好准备。

3.安全供给发力

在传统人防、物防和技防措施基础上,注重档案保管环境和档案载体的保护,确保档案信息不失真、不失全、不失读。试点过程中,上海农商银行通过采取质量认证、“四性”检测、访问权限控制等手段,加强对合规内控电子档案信息的安全控制。在合规内控电子档案的风险管控课题中,深入研究电子档案风控概念、内容、特点和形成规律,落实电子档案载体和信息风险的监控、识别、评估、应对等措施,确保商业银行电子档案安全万无一失。

4.制度供给发力

参照国家规范,结合上海农商银行实际制定管理细则和标准规范。管理细则包括《上海农商银行合规类电子文件归档范围和保管期限表》《上海农商银行合规类电子文件归档流程与档号编制规则》等,内容涉及人员岗位职责、系统运维规范、机房管理、档案数字化管理等工作。标准规范包括《上海农商银行电子文件归档四性检测和保障方案》《上海农商银行电子文件归档接口标准》《上海农商银行电子文件归档元数据方案》等,内容涉及传统载体档案数字化、电子文件归档、档案分类、档案管理及业务流程、档案利用、安全保密管理等工作。其中与合规内控电子文件管理相适应的《上海农商银行电子文件归档元数据方案》,在商业银行系统尚属首例,具有较高的推广应用价值。

创新发力,强化执行能力

试点过程中,上海农商银行将信息技术和管理业务紧密融合,务实创新,努力提升合规内控电子档案治理的执行能力。

1.提高归档文件质量的控制能力

档案质量越高,其价值和利用效益越大。档案质量控制的关口在于电子文件的归档质量,而控制归档质量的关键工具则是文件归档范围和保管期限表。试点项目组在编制《上海农商银行合规类电子文件归档范围和保管期限表》时,针对每份文件的主要属性进行详细定义。项目组将该表植入电子档案管理系统,由系统根据操作人员输入的归档文件名称,自动生成文件标题、保管期限、分类号、载体类型、密级、生成系统、责任部门、责任人等著录信息,从而对合规内控电子档案目录数据库起到精准控制的作用,为档案检索利用、数据统计分析、安全质量控制创造了宝贵的条件。目前,上海农商银行的电子档案管理系统已对CIS系统中全部电子文件完成归档,归档文件类目齐全、著录详尽、整理有序、质量上乘。

2.提高电子档案安全的保障能力

电子文件的长期安全保存是一项艰巨而复杂的工作。上海农商银行档案管理系统通过建立规范的归档接口方式,实现EFS系统与COA系统、CIS系统的无缝对接,获取电子文件及其处理过程信息,避免信息传输过程中的质量受损;运用元数据管理、XML封装和MD5码加密、用户权限控制等安全技术,维护档案“四性”;采取自动批量转换格式,以符合规范的PDF/A格式长期保存电子档案;采用安全存储和各种备份手段延长电子档案保管寿命。

3.提高业务信息资源的整合能力

保持档案信息的内在逻辑联系,实现资源的集约化管理,是现代档案管理的必然趋势,也是银行信息化建设的客观需要。上海农商银行通过建立统一的电子档案管理系统,形成档案信息资源总库,实现了业务档案信息资源集成、业务流程集成、数据资源集成、存储方式和存储格式集成。目前,该集成暂限于合规内控部、计划财务部和办公室3个部门,未来将扩大至各业务部门。这种大集成格局的形成,有效整合了银行业务信息资源,打破业务部门之间数据共享的隔阂,使行内被授权员工方便快捷地实现跨平台检索利用业务档案信息资源。

4.提高面向银行业务的服务能力

通过试点为全行提供了“一门式”档案检索服务。规范的电子档案信息资源总库提供了内容丰富、门类齐全的档案信息和结构化信息,显著增强了数据的可检索能力。通过数据的源头采集和文档管理数据的无缝对接,提高了档案结构化和非结构化数据的内在内容质量,满足各类用户对银行业务信息的多途径、深层次、多渠道、高速度检索的需要,显著提高业务类电子档案检索的查全率、查准率和检索的响应速度,达到了提质增效的效果。

作者单位:上海农商银行