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基于二维码的工程图纸档案全过程管控实践

作者:陈彦江 裴红 薛鹏程 来源:《中国档案》 发表时间:2021-01-16 分享到:

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二维码深化应用推进会现场


工程图纸档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的图纸载体材料。工程图纸档案包括了设计参考图纸材料、设计半成品图纸、设计变更记录和最终成品图纸,具有复用价值高、参考性强、数量较大、经济效益高等特点。国网甘肃省电力公司(以下简称“国网甘肃电力”)高度重视电网建设项目档案管理工作,创新利用二维码技术,实现了工程图纸档案的全过程管理,取得了较好效果。

存在问题

随着国网甘肃电力电网建设项目的不断增加,电网建设项目档案整体数量增长较快,但存在利用不便、追溯困难等难题,具体问题如下:

1.图纸利用较为不便

目前,工程图纸的利用载体主要集中在纸质图纸和 PDF 文件,但是相关著录信息较少,缺少图纸的编制、变更、施工、历次检修升级等相关信息,运维检修人员不能及时了解到相关信息,影响检修工作效率。

2.图纸追溯较为困难

工程图纸贯穿了电网建设项目的前期设计、成本核算、施工、后期运维、工程审计等全过程。在实际利用图纸过程中,往往需要对图纸的设计、施工会审、图纸变更、检修等过程进行追溯,而实际档案管理中,该部分档案采用了分散保管,追溯较为困难。

实现思路

国网甘肃电力办公室通过对已竣工验收的电网建设项目的工程图纸档案管理及利用全流程的深入研究,提出了“技术成熟、便于实施、全程管理、经济适用”的选型原则,具体如下:

1.技术选型研究

国网甘肃电力办公室基于档案工作实际,考虑到后续工程图纸电子文件较多,重点对二维码、RFID 标签等进行了选型研究,从技术成熟、综合费用、实施便捷度、利用便捷度等方面进行了比较,综合各类因素,决定选择二维码作为全过程管控的信息载体,结合相关区块链技术,实现基于二维码的工程图纸档案全过程管控与利用。二维码相关技术较为成熟,同时支持电子和纸质档案应用,且可以支持直接打印。外网利用时可以直接用手机进行扫描识别,不需采购专门的硬件设备,整体系统集成费用较低。RFID 标签适合于纸质图纸粘贴,容易掉落和损坏,且数据读写需要专门的设备,不易利用,整体集成费用较高。整体来看,二维码应用的经济性、实用性较高。

2.全过程管控思路

基于上述技术选型结果,国网甘肃电力办公室拟通过信息系统,建立二维码管理系统,实现所属各单位电网建设项目工程图纸档案的二维码统一生成与维护。延伸管理链条到图纸设计阶段,从源头将设计院产生的图纸电子文件直接生成二维码,后续设计院内部的打印图纸、审批等相关信息保存到二维码管理系统,施工过程中的施工报审、变更等信息,归档后续的整理、利用等信息均和二维码管理系统同步,确保扫描二维码后可以看到图纸的全过程信息。 

创新实践

国网甘肃电力基于上述思路,结合已有国网甘肃电力工程矢量资源区块链平台(以下简称“矢量馆平台”)的建设,创新实现了基于二维码的工程图纸档案全过程管理,具体做法如下:

1.明确二维码信息内容

按照国家电网有限公司档案管理及保密管理相关要求,工程图纸的二维码既要能标记相应的档案基本信息,又要兼顾保密要求。国网甘肃电力办公室进行深入研究,明确了二维码的内容包括两个部分,且全部采用加密字符进行存储,一个部分是该图纸的唯一标记,由二维码管理系统自动生成,确保全省公司范围内不会重复;另一个部分为展示该图纸全过程信息的链接,利用手机扫描后可以自动调用二维码管理系统相关数据进行展示,确保工程图纸档案的信息安全。

2.拓展二维码应用场景

为充分挖掘工程图纸档案价值,便于运维检修人员的高效利用,国网甘肃电力办公室组织所属检修公司相关班组,开展工程图纸档案利用的深入调研,明确了利用需求和方式,进一步拓展二维码应用场景,具体包括:

一方面是全过程应用场景。图纸在设计阶段生成二维码后,在施工报审和设计变更阶段,可以自动关联相关人员、变更申请单等信息;在整理归档阶段,档案人员可通过扫描二维码,快速实现纸质图纸和线上电子文件的快速关联,实现智能辅助整理;在纸质工程图纸档案利用阶段,可通过二维码实现借阅出库和归还管理,提高效率;在档案销毁阶段,可通过二维码实现纸质图纸档案销毁的确认。

另一方面是现场在线应用场景。在设备运维现场,相关二维码信息和相关设备已经形成关联并预先贴上二维码,运维检修人员可通过手机扫描二维码,在线调用该图纸的设计、施工、历次检修等相关信息,并自动关联所在设备或工程的相关档案信息,便于现场快速利用。

3.建立二维码管理系统

为确保工程图纸档案的全过程管控应用效果,结合已有的矢量馆平台,国网甘肃电力办公室组织研发了工程图纸档案二维码管理系统,实现了全省电网建设项目工程图纸档案的全过程管控。二维码管理系统采用了J2EE的软件架构,支持外网应用,主要实现以下功能:一是全网二维码管理模块,可根据不同的全宗、档案类型、工程项目代号,生成全网唯一的二维码ID;二是二维码信息管理模块,可对图纸设计阶段、施工阶段、归档阶段、利用阶段、销毁阶段等的全过程进行信息采集,便于后期的集中展示;三是二维码信息展示模块,依据传入的二维码信息,按照区块链的方式展示该图纸档案的全过程管控信息;四是系统维护模块,可以对系统内全宗、用户、角色、功能权限、生成规则等进行设置,确保二维码管理系统的正常运行。

4.推进二维码一体化应用

为进一步推动基于二维码的工程图纸档案管理,国网甘肃电力办公室多措并举,推动工程图纸档案的全过程管理。

一是制度保证。国网甘肃电力办公室印发了《国网甘肃省电力公司办公室关于强化电网建设项目档案工作的意见》,从落实落细管理责任、档案源头主体责任、重点工作完成时限、工作要求等几个方面,详细明确了相关部门职责、时间要求、考核要求等内容,有力保证了工程图纸全过程管理工作的推进。

二是技术攻关。国网甘肃电力办公室通过对历史数据的梳理分析,针对目前工程图纸档案存在多种格式、参与设计院的图纸管理系统信息接口要求不一致等问题,通过组织研发单位进行技术攻关,保证了在上述格式的电子二维码自动生成和相关信息的导入接口,推动工程图纸档案的全过程管理顺利落地。

三是试点应用。国网甘肃电力办公室选择试点工程项目,组织所属建设分公司、检修分公司等相关单位,开展基于矢量馆平台和二维码管理系统的深化应用,对试点过程中发现的问题,组织进行系统优化完善,确保系统应用流程与线下工作流程同频共振。

四是总结推广。通过试点应用,二维码管理系统日渐成熟。国网甘肃电力将所属单位在建330千伏及以上输变电工程全部纳入工程图纸全过程管理,结合矢量馆平台,建设国网甘肃电力工程图纸档案矢量资源仓库。

国网甘肃电力办公室通过开展基于二维码的工程图纸档案全过程管理,不但进一步梳理了工程图纸的相关管理环节和风险点,打通了设计单位、监理单位、施工单位、业主单位、运维单位的信息壁垒,为每一份工程图纸发放了“电子身份证”,贯穿了工程图纸的产生、变更、施工、保管、利用的全过程,实现了工程图纸的全过程信息收集与管理;而且通过信息集成,有效保证了工程图纸档案的真实性、完整性、可用性、安全性,为后期档案利用提供了更为便捷的工具,提高了电网建设项目档案管理水平。

截至目前,国网甘肃电力二维码管理系统共计管理项目142个、生成12.45万个二维码,累计接入中国电力工程顾问集团西北电力设计院有限公司、中国电力工程顾问集团东北电力设计院有限公司等各类设计单位32个,档案利用人次8324次。下一步,国网甘肃电力办公室将进一步拓展工程图纸档案二维码应用场景,和现有设备的实物ID信息进行有效整合,实现“二证合一”,进一步挖掘现有工程图纸档案价值,服务企业中心工作。

作者单位:国网甘肃省电力公司