近年来，广州市花都区各机关单位形成的电子文件日趋增多，对电子文件科学管理的需求日趋增大。为了落实花都区建设数字政府，加快政府职能转变的要求，以规范电子文件归档和管理为抓手，大力提升花都区档案信息化水平为保障，花都区国家档案馆持续推进花都区电子文件和电子档案规范归档工作。

排除万难  搭建桥梁

早期的花都区电子公文协同处理系统平台与区电子档案资源管理平台各自承担不同的业务功能，两个系统的构建基础的技术不同，无法在技术层面做到接口连接。2019年区电子公文协同处理系统平台升级改造，区国家档案馆通过与原区政务服务中心提前沟通，成功将电子文件归档的接口协议提前介入新的政务系统平台升级改造方案中。同时，区国家档案馆在财政资金紧张的情况下，投入27万元对区电子档案资源管理平台进行升级改造，并于2020年将两个系统成功无缝衔接，使各单位在政务系统中的电子文件实现了在线移交与接收。区国家档案馆按照国家、省、市电子档案移交与接收的标准，在移交与接收的过程中，除接收电子文件的正文外，同步接收电子文件的元数据，包括在签发、修改、审阅、处理等过程的流转信息、修改痕迹和相关背景信息，实现了真正意义上电子档案的接收与归档。

点亮灯塔  指引方向

目前，各单位对电子文件和电子档案的管理存在不规范的情况，明确各单位电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控的责任至关重要。区国家档案馆与区档案局共同制定《花都电子文件归档与电子档案管理暂行办法》《花都区文书类电子文件归档及整理指引》，健全建立全区电子文件归档和电子档案管理制度，为开展全区电子文件的移交与接收工作指引方向，确保推进全区电子档案接收工作常态化、规范化、切实增强新形势下档案工作服务经济社会发展的能力。

试点先行  逐步推进

现阶段，各机关单位对电子文件的管理存在各种复杂的情况，例如办理电子文件过程中纸质文件、电子文件格式多样、经办流程分散等，区国家档案馆与区档案局以试点单位为切入点，制定《花都区电子文件归档和电子档案管理试点工作方案》，组织试点单位参加培训班，分步实施区政务系统的数据移交及电子档案的整理归档工作。区档案部门将持续关注试点单位的工作进度，共同研究解决在试行过程中出现的问题，并针对出现的问题设立台账、列出清单、探索经验，逐步推进全区电子文件的归档与电子档案规范管理。