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兰台风采

蜕变:一家民营企业的档案管理之路

作者:夏禹 谭飞菲 来源:中国档案网 发表时间:2021-03-24 分享到:

四十年春风化雨,四十年风雨兼程,中国改革开放历经辉煌四十余载,民营经济从无到有、从弱到强,已逐渐成长为中国经济和社会发展的重要引擎。

卓尔控股有限公司是湖北省武汉市一家年轻的民营企业,自1996年12月创建以来,已从一家广告传播公司,发展成为以现代物流及供应链服务为主业,集高端制造业、现代服务业多种业态的综合性企业集团,跻身于中国企业500强。旗下拥有卓尔智联集团、汉商集团、中国通商集团、兰亭集势、华中数控5家上市公司,先后荣获“全国创先争优先进基层党组织”“中华慈善奖”“全国就业与社会保障先进民营企业”“全国‘万企帮万村’精准扶贫行动先进民营企业”等称号,卓尔控股董事长阎志入选“改革开放40年百名杰出民营企业家名单。

作为一家民营企业,卓尔控股高度重视企业档案管理工作,企业管理层深刻认识到,企业档案不仅是对文件资料的归纳整理,更是企业宝贵的无形资产,它记录着企业成长与发展的历程,是企业管理和发展的基础,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的珍贵记忆。想要创建百年企业,做好档案管理必不可少,也势在必行。但如何将档案意识落实到实际工作中,卓尔控股在档案管理的发展历程中经历了三个方面的变革。


从粗放管理到精细管理


1996年,卓尔控股有限公司的前身——武汉卓尔市场传播有限公司成立,率先在湖北推出“品牌代理制”,并逐渐成为湖北最大的民营广告公司。2001年起,公司先后涉猎生物科技、酒厂、学校、药厂等;2002年,借助国有企业改制的契机,进入棉纺产业,旗下拥有5家纺织厂;2005年,投资开发华中地区首个总部基地项目——第一企业社区;2011年7月,卓尔控股旗下的卓尔智联在香港主板上市,现今旗下已控股4家上市公司。

在卓尔创建之初,档案管理相对较为粗放,最主要的工作就是将公文等日常文件及照片等资料收集汇总,并没有形成分类整理、收集归档的科学方法和规范。

与档案工作制度相关的第一份正式文件是1998年的《关于文件、档案、资料管理的有关规定》。以权证档案为例,公司总部档案室管理了近百家公司权证资料,这些权证资料无疑是需要永久保存的档案。然而,在2011年之前,这些权证档案都只是按公司归入了档案盒及档案柜中,未进行整理、分类、排序、编目和编号,查找利用全凭记忆。随着公司业务范围的不断扩大,特别是后续多家公司上市,涉及项目增多,子公司也越来越多,加之这类资料利用频繁,全凭档案人员记忆,根本无法适应工作的需要。于是,公司先后印发了《标准化管理手册》,从上至下统一了档案整理的规范要求,直至今日经过历次修订,形成了目前的《卓尔标准》。

所谓《卓尔标准》,是指从行政、人力、财务、工程、成本、纪律监察及审计管理等方面,对公司各方面工作提出的规范化要求。近年来,在董事长阎志提出的“五精要求”(精准考核、精致要求、精细管理、精准定位、精兵强将)的指导下,公司严格按照《中华人民共和国档案法》的有关内容,制订了新的《“三合一”制度表》,对所有室藏档案进行全面梳理。例如,关于权证档案,基于利用对所有公司给予数字代码,每家公司的权证档案分成综合、工商财务、工程、商标等4大类,按照“公司—类别”的分类方案将每一份权证档案重新分类、整理。经过系统化整理,公司的档案管理完成了一次“蜕变”,整理工作日益精细,利用也更加便捷。


从无序管理到规范管理


成立早期,由于档案工作未提上领导的议事日程,也没有纳入员工绩效管理,加之没有经验丰富的档案员,公司经过近20年发展累积下的历史资料,并未进行过严格、规范的整理,档案工作从收集到整理乃至保管,始终处于相对无序、杂乱的状态,有些该收集的资料未收集,部分该规范整理的资料未进行整理,这些情况导致档案利用起来十分困难,需要时没有,有的也很难及时找到。

早期的档案库房与办公室、阅览室同处一室,加起来还不足40平方米。2014年,办公室与阅览室分开,但库房和办公区域仍然在一起,一共不到70平方米。档案借查阅量大的时候,往往形成排队现象,有时一份年头较为久远的文件,找起来常常要花费大半天时间,不仅档案员忙得焦头烂额,查阅人也经常“着急上火”,这与公司的发展壮大严重脱节,根本满足不了业务飞速增长的需要。

2017年起,公司档案工作开始步入科学化、规范化、制度化管理轨道。公司拿出专项资金,扩充并提升了档案室软硬件设施。早在2011年,公司就购买了一款专业的档案管理系统,为档案管理提供了软件环境,一直延用至今。2017年筹备评级工作以来,又专门按照需求对档案管理系统进行了改良。在用于保管档案实体的硬件方面,公司先后配备了档案密集架、专业铁皮档案柜、各类档案盒,还配有打印复印一体机、专业扫描仪、碎纸机、除湿机、防磁柜、柜式空调、灭火器、温湿度计等。目前,公司档案库房(2个档案室)总面积逾300平方米,库藏超过13000卷。

在提升硬件的同时,公司还着力强化软实力。目前,公司专(兼)职档案员共60余名,定期会通过多渠道提高自身业务素质。一是“引进来”。公司多次邀请省、市、区档案局领导实地调研并指导工作,并围绕档案业务开展授课培训,同时请专业公司进行实操指导。二是“走出去”。近年来,在有关部门的引荐下,公司档案团队先后到湖北省档案局、中铁大桥局、湖北省路桥集团等单位参观学习,还组织档案员参加了各级档案局组织的档案工作人员专业技能培训。在集团内部,公司开展了多次培训、交流、讨论、检查和评比,全方位提高档案队伍整体素质,并将档案工作列入领导和档案员绩效考核,大力推行档案规范化管理。


从低效管理到高效管理


从短期看,企业档案管理的最终目的,是为经营发展做好服务;从长远来说,是为企业更好地留存历史记忆、传承企业文化。随着时代发展,传统档案管理已无法适应当今形势的需要,更多智能设备、更多技术手段、更多效率方法,也让企业档案管理工作发生了日新月异的变化。

从全靠纸质到经过数字化扫描,从传统的低效管理演变至如今的高效现代化管理,档案管理工作的变化在档案利用中体现得尤为明显。首先是档案信息数字化。一方面,公司利用档案管理软件对档案信息进行条目著录,信息著录达到95%,并对应实物生成了档号,丰富了档案检索工作;另一方面,公司对档案进行原文扫描,平均覆盖率达70%,对文书档案、重要珍贵档案和利用频繁的档案都进行全文数字化扫描;此外,公司还对所有档案条目及原文予以备份。

其次是档案利用高效化。档案信息化方便了档案的利用,兼顾了档案利用严格审批及高效服务,使档案利用更加高效、便捷。根据《档案利用登记簿》统计,公司档案年均利用达到300人次,档案信息数字化带来的优势正日益凸显。

截至目前,卓尔企业共有2个档案室,分别为卓尔控股档案室和卓尔智联档案室,每个档案室均配有2名专职档案员,全集团共有专(兼)职档案员60余名。其中,卓尔控股档案室是卓尔控股总裁办直属部门,负责集团重要档案的日常管理,同时按照“统一领导、分级管理”的原则,下级产业集团、公司综合办均设有专职或兼职档案员。卓尔智联档案室侧重于集团上市板块档案的管理。2个档案室分别负责对各下所属集团综合办公室档案业务工作进行培训、指导、监督和检查。档案管理制度纳入《卓尔企业管理纲要》和《卓尔标准》,并将制度公示上墙。

众所周知,档案在公司上市、尽职调查、商标维权、工商管理、合同管理履责、荣誉申报等方面均发挥着重要的积极作用,而随着公司的快速发展,卓尔控股专门设立了企业文化展厅,通过奖牌、历年照片、珍贵档案的陈列,直观反映公司的发展历程和取得的各类荣誉。为了更好地打造企业形象,公司充分利用档案及社会各方资源,建设了汉口商业博物馆,展馆面积逾3000平方米,是全国首座集中展示城市商业发展史的博物馆。博物馆以“九省通衢万商云集”为主线,通过珍贵文物、文献、老照片及珍贵影像,采用声、光、电等科技手段和复原技术,全面展现了从殷商以来汉口商业发展的千年历程,以及汉口商业在不同历史节点所创造的辉煌与传奇。

2018年年底,经过不懈努力,卓尔控股和卓尔智联2个档案室先后顺利通过了湖北省档案局档案工作目标管理省一级考评,此次达标为公司档案工作的持续良好发展,打下了坚实的基础,为湖北民营企业档案工作作出了表率。卓尔人相信,今后,在各级档案部门的关心指导下,在公司上下的齐心努力下,公司档案工作将像不断发展的多元化业务一样持续开拓创新,更好地发挥档案工作的基础性和支撑性作用,为企业发展贡献更大力量、创造更多价值。

 

作者单位:卓尔控股有限公司