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要闻

境外企业档案法律环境研究

作者:王洋 吴旭良 来源:《中国档案》 发表时间:2021-03-26 分享到:

“一带一路”倡议下,中央企业“走出去”在境外市场做优做强,需要依靠法律、使用法律、发挥法律的基础性作用,为企业经营行稳致远保驾护航。境外企业所在国家或地区档案相关法律法规是中央企业走进目标市场后的档案工作行动指南,各项约定必须遵守所在国家或地区的档案法律法规和监管规定,不能逾越法律界限。受这些法律法规限制,境外企业档案工作必须兼顾不同于国内的法律规定,从而增加了境外企业档案管理的复杂性。因此,加强境外企业档案法律环境研究,对于做好境外档案工作具有极其重要的意义。


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老挝南欧江一级水电站


境外法律环境对档案工作的影响


按照“双重遵从”的境外档案管理原则,即境外档案管理要在遵从所在国家或地区档案法律法规的基础上,遵从我国档案法律规定。因此,所在国家或地区档案法律法规对境外档案工作产生更为重要的影响,主要体现在以下几个方面:

1. 影响文件归档范围及保管期限

境外企业在制定文件材料归档范围和档案保管期限表时需要满足所在国家或地区档案法或专业法律中的有关规定。如为满足英国相关规定,与企业税务有关的档案材料至少要保存6年以上,以备税务部门检查。孟加拉国《公司法(1994年)》及其他相关法律规定,公司在任何情况下都应提供以下文件:孟加拉国股份公司注册处(RJSC)证明的公司组织大纲(MOA)及公司章程(AOA)、公司注册证、表明外资股东已缴资本(如有)汇款的兑现证明、向孟加拉国银行发出的国外汇款(如有)股票发行通知、将其他国外汇款兑换为股本(如有)、贸易许可证、纳税识别码、增值税登记、商会会员资格、年度股东名册及年度总结、进出口管制中心出具的进口登记许可证/出口登记证/工业登记证等文件材料,以便在孟加拉国开展业务。

2. 影响档案的保存

部分国家或地区对档案的保存在相关法律中进行了规定。如印度尼西亚《公司文件法》规定,可将公司文件转换为微缩胶卷或者其他媒介形式,如转换为微缩胶卷或者其他媒介形式的公司文件为具备证明效力和特定法定权益的原件,则公司领导者应有义务保留上述原件。

3. 影响档案的流向和处置

不同国家或地区对档案的流向和处置有不同的规定。如柬埔寨《档案法》规定,公共企业或负责服务公众的私人场所、私人企业,选择、销毁、收集内部档案必须按照内阁办公厅大臣的指导执行。泰国《国家档案法》规定,对于个人文件的所有者或者拥有该类文件的个体未交付相应文件以便于在泰国国家档案馆保管、保存的,档案主管部门应按照设定的标准和方法进行复制、记录。《俄罗斯联邦档案事业法》规定,私人所有的档案文件可以出境,申请出境的档案文件必须根据联邦政府的规定进行文件价值鉴定。


境外企业对档案法律环境的梳理


在任何一个国家或地区开展业务工作,首先要全面了解该国家或地区相关的法律规定,境外档案管理也不例外。境外企业要梳理所在国家或地区法律中档案管理体制、监管体系、企业档案管理要求,重点要关注文件的有效性、收集范围、整理要求、保管期限、档案移交及出境、档案销毁等方面的具体规定。

境外企业档案部门要加强与法务部门的合作,对所在国家或地区档案法规、专业法律进行收集和梳理,提取与档案管理相关的规定和强制要求。收集和梳理路径主要包括以下几种:

一是通过政府网站,查询相关国家或地区对外投资合作国别(地区)指南、法律政策等,梳理相关资料中涉及文件、档案的管理规定和要求。

二是通过所在国家或地区政府网站、驻华使馆网站、商务部门网站、档案主管部门以及其他政府行业主管部门网站等,梳理涉及文件、记录和档案相关的法律规章,重点梳理所在国家或地区有关隐私管理的规定。

三是通过业务部门收集所在国家或地区涉及档案管理的法律条文。可制作摸底调查表,内容包括部门职责、业务遵循的法律、法律中涉及文件、记录、档案相关条文等。

四是聘请一家当地的律师事务所,整体梳理所在国家或地区档案法律法规中涉及文件、记录和档案的条款规定,就企业档案管理事项出具法律意见书,系统、全面地识别法律风险。

五是咨询所在国家或地区政府机构,如所在国家或地区政府下设的国外投资主管部门,也可向我国驻所在国家或地区大使(领)馆、中资企业商会、联合会、中资企业等驻外机构或单位寻求指导和帮助。

以梳理波兰法律中涉及文件、档案相关规定为例,其《经济活动自由法》规定注册代表处或分公司时,必须根据规定用波兰文单独记账,董事会成员签字样本需经波兰公证处公证。《商业公司法》《国家法院注册法》规定注册公司所需签名文件必须由企业负责人亲自签署。其建筑相关法律规定,现场经理施工日志应经现场经理签字确认。这些分散在各专业法律中的条款都直接影响了企业文件的有效性,从而影响到归档后所形成档案的凭证作用。


境外企业对法律环境的遵从管理


境外企业对法律环境的遵从管理主要表现在以下3个方面:

1. 基于法律环境的制度建设

近年来,境外企业所处环境不确定性因素骤增,投资风险加大,有些投资目的国家或地区整体形势较复杂,对在境外经营的中资企业内控、风险、合规管理都提出了较高要求。档案作为原始凭证,是法律诉讼、争议处理、权属确认等的重要凭据,可以有效减少国际纠纷,维护企业声誉和合法权益,因此,建立充分适应法律环境的企业内部档案管理制度的重要性日益凸显。

中国企业“走出去”过程中,在严格遵守和执行我国有关境外档案法律法规和制度标准的基础上,为保证档案管理在境外同样合法有效,还要对梳理出的所在国家或地区的档案法律法规要求进行识别和评估,制定符合所在国家法律法规及监管规定的档案管理制度并严格遵守,以规避风险。

首先,档案管理制度应全面反映所在国家或地区法律要求的各项要素。如有的国家规定企业需承担为本国雇员提供技能培训的法定义务,企业则必须提取一定数量基金用以雇员培训,并制定计划向本国雇员提供技能培训。境外企业须将属地员工培训方面的相关规定列入档案管理制度。

其次,档案管理制度应符合所在国家或地区档案法律规定。如档案鉴定方面,有的国家规定与企业税务有关的档案至少要保存6年以上;档案整理方面,有的国家或地区不承认有装订痕迹证据材料的法律效力;档案保管方面,有的国家规定企业形成的会计档案必须交由当地律师楼保管;档案处置方面,有的国家规定不允许将地质档案带出国境等。境外企业在制定档案管理制度时,制度条款必须与这些法律规定相统一。

2. 基于法律环境的业务流程设计

境外企业在充分遵从所在国家或地区的法律规定、建立符合有关要求的档案管理制度的基础上,还需对文件的编制、收集、整理、归档、保管、利用、处置的全生命周期业务流程进行设计,以清晰有效合法地指导境外档案管理工作,进一步满足法律要求。如有些国家或地区不允许将地质档案材料带出国境,企业应按照规定将地质档案保存于所在国家或地区,业务流程设计中应不体现档案运回国内环节;超过保管期限财务档案的处置由企业自己决定的,企业应自行组织对这部分档案进行处置;有的国家或地区规定企业形成的财会文件材料须交由当地律师事务所保管的,企业应设计好移交程序;有些国家或地区规定,对有装订痕迹的证据材料不承认其法律效力的,企业在整理环节中应注意,不可对这部分证据材料进行装订。此外,境外企业除应将所在国家或地区法律中有关档案管理规定纳入业务流程一并考虑和设计之外,还要在业务流程的有关节点明确文件、记录的形成、收集、归档要求等,确保合规性。

3. 对法律环境进行动态跟踪

任何法律法规都会发生修订、新增、废止等情况,对企业提出了较高的要求。境外企业档案部门需要联合法律部门或法律顾问每半年对调查清单中法律法规的有效性进行梳理,对涉及档案相关要求的变化情况进行及时识别和评估,形成评估报告。境外企业再根据评估报告,及时更新档案管理制度并重新发布实施,确保满足所在国家或地区法律的新要求。


作者单位:中国电力建设集团有限公司