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学术科研

军工院所科研项目档案融合管理体系及实践探索

作者:谢清 胡金涛 马建林 来源:《中国档案》 发表时间:2021-04-06 分享到:

近年来,国家不断强化对科研项目档案管理和验收要求,国家科技部会同国家发改委、财政部等部门共同印发了《国家科技重大专项档案管理规定》,明确重大专项项目档案管理和验收要求,保证国家科技重大专项档案的安全性、真实性、可靠性、完整性和可用性,促进国家科技信息资源长期保存和有效共享。


研究背景


军工电子装备研制普遍存在小批量、多品种、科研与生产高度交叉等特点,科研项目分系统、子系统多,牵头单位和配套厂家、总体部门和分系统部门分别形成文件,从项目立项到验收交付,会形成大量的科研文件、管理文件、设计图纸、实验数据等。要确保科研项目档案的完整、准确、系统、安全,就必须把档案管理全面融入军工科研项目的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程,提前提出文件形成要求,全面提高科研项目档案管理水平,实现科研生产和科研项目档案管理的无缝衔接。

大型军工院所主要从事国防高科技军工装备的研发和制造,科研创新能力是最为核心的竞争力。科研项目档案作为科研创新过程和结果的集中记录,是重要的科技信息和知识资源,是经营管理、科研生产和改革发展的重要参考。做好科研档案和科研项目全流程融合管理,能够充分发挥档案在科研生产中的重要作用。


总体构想


以“系统思维、全程管理、协同融合”为总体思路,引入“数据”思维,把档案工作整体前移,开展前端控制、过程管理、末端反馈,将档案管理要求融入科研项目全流程,对科研流程进行全过程管控,构建一体化科研项目档案管理体系(如图1所示)。制定科研项目文档管理系统规划,引入归档签署表实施阶段同步管理,以信息化手段贯通业务系统和档案系统,覆盖科研项目文档运转全流程,创新监视测量手段,实现对科研项目档案的全生命周期平台化、动态化、可视化管理,推动科研项目文档管理持续改进提升,最终实现档案管理和项目管理全协同和研发过程全受控,实现科研项目档案从“纸质管理”向“数字管理”转变,从“被动接受”向“融合管理”转变,从“末端管理”向“全程管控”转变。


图1 科研项目档案全流程融合管理体系.jpg

图1 科研项目档案全流程融合管理体系


实践探索


1. 系统策划,档案工作融入科研全流程

引入“系统思维”理念,顶层策划,从“前端、过程、末端”3个方面构建覆盖科研项目全流程的档案管理体系,从“团队、流程、机制”3个维度融入档案工作要求,把科研文件的形成、积累、齐套、归档纳入科研工作程序,实现源头把控、流程融合、持续改进。

(1)重视前端策划,开展源头把控

现行文件的质量直接决定档案质量,客观上要求档案管理人员对科研项目文件进行前端控制。从“团队”和“文档”两个方面参与顶层策划,在项目立项阶段就明确项目研制全过程的归档计划和管理要求。对于“团队策划”而言,在科研项目立项策划阶段,项目主管组织建立项目团队,档案员作为项目团队成员参与科研文件的整体策划,明确项目研制全过程的文件归档计划,把档案管理要求纳入科研项目管理之中。通过管理职责的前置,从源头把控文件的形成,确保科研项目档案工作与项目管理同计划、同部署。对于“文档策划”而言,项目负责人在项目启动后编制文件归档签署表,提出项目研制各阶段应归档的具体文件及其签署要求,经审批后作为文件形成和归档的依据。同时,归档签署表的确定使科研项目文件材料归档要求在项目立项策划阶段就与项目研制同步,保证了科研项目档案的完整性、准确性和系统性。

(2)强化过程管理,实施流程融合

档案员承担着项目文档管控的重要职责,针对科研项目研制生产过程中文件的形成和归档,通过明确文件的拟制、审核、会签、批准等各项职责,强化文件归档责任制,确保“形成规范”;在标准化审查、档案归档接收环节严格审核,提升文件归档的及时性和文档质量,确保“过程把控”;通过文件归档签署表中归档计划与项目计划的动态关联,实时掌握文件归档情况,确保“计划同步”。在项目转阶段环节,抽查科研文件的阶段归档情况,将文件归档情况纳入转阶段检查要素,检查通过后方可转入下一阶段。在项目验收环节,设置归档情况检查点,将文件归档作为科研项目验收和交付的必要条件,确保项目验收与档案验收同步。

(3)落实末端反馈,实现持续改进

文档质量和规范性很大程度上反映了科研项目研制的规范性,是科研项目鉴定、验收的关注要点。文档质量改进是持续改进的过程,做好末端反馈,就是不断总结影响文档质量的共性问题和原因,实施对策改进、核对实施效果并不断改进的循环。做好末端反馈,是保证档案质量的有效补充。归档文件的质量问题有一定的规律性,面对一般问题时,档案部门会联系具体科研项目负责人进行反馈,及时提醒,避免再次出现类似问题,实现“量的积累”;在归档问题积累到一定程度时,档案部门集中向各业务部门反馈档案质量方面出现的问题,并针对性开展文件归档质量培训,确保后续归档技术文件的质量,实现“质的突破”;档案部门定期对科研项目文件的归档及时程度和发生频率较高的文件质量问题进行汇总整理、分析反馈、督促整改、跟踪闭环,最终实现“持续改进”。

2. 流程贯通,科研数据链全线数字运转

以“数据”思维变革档案工作,把档案打造成科研项目研制信息和数据的基本载体,以“档案流”贯通“科研流”,从文件形成、运转、归档全生命周期构建一体化、平台化、数字化的科研信息和数据运转体系,打通科研生产数据链并实现数字化运转,科研生产效率显著提升。

(1)模板标准化,以文档质量提升助力提质降本

军工科研项目文档是项目鉴定、验收的关注要点,开展文档编制“模块化、标准化、通用化”工作,转“末端检查”为“前端控制”,助力文档质量和效率提升。按照“标准化”理念持续开展文档模板编制工作,以文档模板“全电子、全覆盖、全模块”为总体思路,利用信息化手段开发“文档编辑器”,集成各类型文件模板220余套,实现文件“模块化”编辑生成。同时把科研项目文件归档要求和验收上报等要求纳入“文档编辑器”,科研人员只需通过“文档编辑器”直接生成电子文件,再通过信息化平台审批、归档,能够显著提升文档质量,有效控制时间成本。

(2)过程信息化,以电子单轨运行助力流程畅通

电子文件“单轨制”运转是指业务系统形成的电子文件仅以电子化形式保存和运转,不再生成纸质档案。科研项目文档电子化单轨运转是“智慧院所”建设的必然要求。科研项目管理、研制和生产涉及PDM、ERP等多个核心业务系统,通过在这些业务系统中设置“档案员”角色和“归档审查”环节,实现对科研文件的前端控制。同时,通过数字档案管理平台与核心业务系统的接口,文档审批完成后由系统自动推送元数据和全文信息归档到数字档案管理平台,实现科研文件的实时在线归档、电子档案集中统一管理和网络化共享利用。科研项目电子文件“单轨制”运行,能够优化文件归档流程,提升文件运转效率。

(3)文档数字化,以档案高效利用助力效率提升

按照“存量数字化、增量电子化”原则持续推动科研项目档案数字化工作。在文档数字化程度不断提高的基础上,档案利用由线下为主转为线上为主,同一份档案可在线提供多人共享利用,利用效率显著提升;同时,建立以可视化管理与交互式体验为核心的无纸化生产方式,通过可视化交互信息系统平台实现生产图纸的快速实时推送,加快了科研生产图纸的准备节奏,对生产图纸准备模式进行流程再造,将生产准备、图纸制作、工艺准备等流程进行整合优化,实行“一站式”管理,大大提高了科研生产保障效率。

3. 手段智能,动态化精准监测归档情况

把文档状态纳入科研项目技术状态管理体系,文档状态反映科研项目研制动态和规范性,同时利用信息化手段,通过“大数据”分析比对,对科研项目文件归档情况进行智能化统计和可视化动态展示。


图2 科研项目文件归档驳回情况统计.jpg

图2 科研项目文件归档驳回情况统计


(1)优化工作流程,提高管控能力

科研项目文件归档完整率监视测量主要按“需求输入—人工统计—数据发布”的工作流程开展,统计效率低、准确率不高。积极利用信息化手段实现流程再造,在科研项目文件归档签署表编制后,由档案员在数字档案管理平台创建监视测量项目,系统自动进行数据维护和更新,可实现在数字档案管理平台根据不同需求实时自动统计相关科研项目的归档数据。通过流程优化,实现“实时维护—智能统计—自助查询”,让科研项目文件监视测量效率和准确率显著提升。

(2)动态监测数据,实现智能管理

传统的文件归档状态统计需要依靠档案员人工查询,并按照文件归档签署表逐条核对文件的归档状态,不但效率低下,而且容易出错。通过将文件归档签署表文件归档计划与项目实施计划动态关联,利用“大数据”技术自动标引,根据项目代号、归档部门、归档文件名称等关键词进行归档状态智能匹配分析,使业务系统文件归档后与数字档案管理平台归档状态自动关联,无需人工统计,实现文件归档状态动态监测。


图3 归档签署表可视化动态管控.jpg

图3 归档签署表可视化动态管控


(3)多维形式展示,提升用户体验

通过在数字档案管理平台开发产品科研文件归档数据监测模块,可实现按科研文件类型、科研项目研制阶段、归档责任部门等不同维度对科研项目文件归档数据进行多维度展示。以图表等形式展示科研项目文件归档完整率监测结果,从不同角度对科研文件的归档情况进行统计分析,可为科研项目管理提供重要参考。同步将文件归档监测结果发布到档案网站,按科研文件类型、项目研制阶段、归档责任部门等不同维度对文件归档数据进行展示,让用户体验显著提升。

4. 协同融合,项目研发全流程整体受控

以“协同融合”理念为指导,打破科研项目管理和档案管理之间的壁垒,使项目管理和档案管理目标一致化,以档案强化研制过程管控,解决“应用孤岛”和“信息孤岛”,并提供管理基础数据支撑,最终实现信息、业务和资源的协同,实现项目研制过程和管理过程整体受控。

(1)配置管理与档案管理深度融合

软件是军工科研项目的重要组成系统,软件配置管理贯穿科研项目研制全流程,是控制软件质量的有效途径。军用软件的研制开发周期较长,需求变更频繁,参与人员多,技术文件和软件版本迭代频繁。为满足软件配置管理与档案管理要求,实现对软件文档和代码技术状态可控可追溯,在PDM系统原有技术文件审签流程的基础上,通过增加测试验证、配置管理审核、受控库入库、受控库出库环节,设置软件文件签审流程,各软件配置项按软件文件签审流程归档入库,归档前为档案管理流程,归档后为配置管理流程。利用档案的原始记录性特点实现软件变更标识、变更控制,确保变更正确,实现档案管理与软件配置管理的深度融合。

(2)归档考核与部门绩效有效联动

档案部门联合科研管理部门将文件归档质量、完整情况、归档效率纳入部门绩效考核指标体系。从确保科研文件“形成规范、运转及时、归档齐套”3个角度出发,对文件模板执行率、文件一次提交归档合格率进行考核;对文件归档及时性、文件更改闭环率进行考核;对文件归档率进行考核。该考核指标体系的建立增强了科研项目团队的档案意识,提升了科研项目文件质量,实现了研发流程的整体受控。


作者单位:中国电子科技集团公司第十四研究所