新冠肺炎疫情发生以来,江苏省丹阳市档案馆认真贯彻上级安排部署,扎实开展疫情档案工作的指导服务、集中整理以及后期开发利用。
一是提前介入。市档案馆及时与市委疫情防控工作指挥部进行联系,了解各种文件材料形成情况,与市档案局联合出台关于开展疫情防控档案移交进馆工作的通知。要求各单位建立档案管理机构、组建档案工作网络,明确分管领导、责任部门与责任人员。各单位必须按照标准规范全面收集和初步整理疫情防控过程中形成的全部档案,包括纸质、电子、音像等各类载体档案材料。
二是积极指导。本馆联合市委疫情防控指挥部针对各相关单位召开工作部署会,明确工作要求,以卫健委、公安局等14家单位为工作组牵头归档,收集各自工作范围内所有疫情防控档案。组织各单位档案人员进行业务培训和集中归档,档案馆业务指导科现场指导,保证疫情档案应收尽收、应归尽归。
三是按时接收。为了保证疫情档案高标准高要求移交进馆,本馆联合市委疫情防控指挥部对全市疫情档案进行集中数字化扫描并建立了疫情档案专门数据库,为后期档案的管理及查找利用奠定了基础。
截至目前,市第一阶段(2020.1-2020.12)疫情防控档案已全部移交进馆,主要涉及市委疫情防控指挥部下属14个工作组。总计文书档案2149件、照片档案472张、实物档案6件、光盘档案46盘。疫情档案目录数据库总计2673条。各镇(区)疫情防控档案也已按照要求进行专项目录归档,预计将在8月份完成集中数字化后接收进馆。其余各单位疫情防控档案一并归入文书档案。今后,疫情档案工作将延续第一阶段工作要求进行常态化管理。