随着旧城改造、基础设施改建、拆迁安置工作如火如荼地进行，近几年查询私人建房档案的群众也与日俱增。但由于私人建房档案收集不齐全，致使无法完全满足群众查询和利用的需求。浙江省舟山市普陀区档案馆立足服务群众，深入分析、认真查摆问题，通过拓展服务领域、创新服务手段，多措并举助推城乡居民私人建房档案利用。

普陀区档案馆在数字化档案馆建设过程中，不断丰富完善民生档案，目前已收集整理自20世纪60年代至2016年的私人建房档案724卷，内含居民信息76756条。2019年普陀区档案馆查档接待1841人次、2332卷次，其中有461人次是查询私人建房审批档案的，利用案卷590卷次，占总利用数的25.2%。在利用过程中仍然发现不少问题。一是群众档案意识还不够完善。不重视建房审批的相关材料的保管，因为自身档案丢失来查询占了绝大多数。二是利用者无法完整提供查档信息。如申请人、建房时间等重要查档线索往往模糊不清，这就给查档造成一定困难。三是馆藏档案不齐全。土地管理机构从无到有，从属关系也几经变化，历史原因造成档案保管的不完整。20世纪90年代的乡镇撤扩并问题也给档案的保管造成一定的困难，普陀区档案馆接收的各乡镇私人建房档案中有不少时间段的档案是不齐全的。

针对这些现状，普陀区档案馆深入践行以人民为中心的发展思想，加大档案资源开发开放力度，进一步拓展服务领域，创新服务手段。一是以群众需求为导向,不断丰富民生档案资源。将大量与人民群众切身利益相关的民生档案如婚姻、出生档案、私人建房等,打破固有的期限,提前接收进馆,使大量的民生档案由分散变集中,丰富档案馆为民生服务的资源。近日，普陀区档案馆接收了一批东港街道办事处1979-2020年的私人建房审批档案，共计70卷3582件。这一举措，填补了东港街道历史上1986-1992年之间土地审批档案空白的漏洞。二是以业务培训为主抓手,切实提升档案员素质。在“三个走向”指引下，按照“六好”要求，夯实档案基础性工作。督促各单位档案员认真贯彻执行有关法律法规和业务规范，做好档案收集整理工作。同时以档案移交为契机开展业务指导，双管齐下，确保档案归集的规范性及完整性。三是以资源共建共享为目标,合理开发利用民生档案资源。建立健全土地审批数据库，就近日新接收的东港街道的档案安排人员加班加点进行数字化加工，已完成数字化加工35122条。同时大力推进查档利用“掌上化”和“零次跑服务”，打破信息孤岛，实现数据共享，真正让百姓少跑腿，让数据多跑路，实现民生档案进乡镇，群众查档不出岛。