科研档案利用工作要求

利用是档案工作的目标和宗旨。将科研档案通过信息共享和深度开发提供利用是实现科研档案价值、践行科研档案工作宗旨的关键和重要环节。为此，《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《规定》）对科研档案的共享和利用提出了一系列的要求。重视科研档案信息的开发利用是本次《规定》的一大特点。

一是把有效利用科研档案作为《规定》制定的根本目的。《规定》第一条提出，为了加强科学技术研究档案管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，制定本规定。

二是对各单位加强科研档案的共享和利用提出要求。《规定》第二十二条第一款要求：“各单位应当建立健全科研档案开放利用机制，促进科研档案信息共享，加强科研档案资源深度开发。”

三是提出了科研档案共享利用中的对他人无害原则。《规定》第二十二条第二款要求：“科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。”

科研档案信息开发利用的需求和形势

《规定》对科研档案开发利用提出一系列要求，主要是基于利用工作的地位和作用，基于科研工作对档案信息利用迫切需求和基于当前科研档案开发利用工作形势。

一是科研档案利用是发挥科研档案价值的重要途径。利用是档案工作的宗旨。科研档案工作也不例外，提供科研档案利用是科研档案工作的宗旨。如果说科研档案的收集和整理是科研档案价值形成过程，那么科研档案的利用就是科研档案价值的实现过程，是科研档案工作过程的“临门一脚”，至关重要。没有这个过程，科研档案工作其他环节所积累的价值就无法实现，科研档案工作也失去了立身之本。

二是科研档案利用是科研活动正常开展的必然要求。尽管科研活动具有创新性，是对原有事物的突破，但从科研活动规律的角度来看，创新也不会是凭空的和毫无根据的，任何研究工作都是在前人研究成果的基础上展开的，哪怕是突破性进展也不是空穴来风。前人的成就往往就以档案形式呈现出来。正是基于此，科研活动对科研档案的利用提出了迫切的需求。如立项时，科研人员希望利用科研档案了解本单位相关科研现状，学习前辈申请类似项目的要诀，从而加强立项论证工作。在攻关阶段，科研人员希望利用科研档案优化攻关方案，对比实验数据。在结题阶段，科研人员希望通过利用科研档案了解本人科研成果的先进性，从而对科研成果作出更加客观的评价。科研人员希望通过利用科研档案掌握科研成果推广应用方式，快速地将科研成果转化为生产力。

三是科研档案利用现状不能满足需要。《规定》强调科研档案的利用工作是基于当前我国科研档案工作的现状提出的。尽管我国档案工作具有较长的历史，但在档案的利用上存在共享不足、内外部审批过严、渠道和手段过少、深加工成果较少、针对性不强、效果不理想、对科研活动的支持力度不足等问题，科研档案的作用远远没有发挥出来。许多科研人员由于不能及时获得科研档案，影响了科研活动效率，也使科研人员的档案意识进一步淡化。加强科研档案的利用工作是改变这种现状的重要途径。

正是基于上述形势和需求，《规定》要求各单位不仅要“促进科研档案信息共享”，还要“加强科研档案资源深度开发”。

加强科研档案信息的共享工作

共享是科研档案利用的一种重要方式，《规定》要求各单位要促进科研档案信息的共享工作，各单位可以从以下方面入手：

一是建立促进科研档案共享的配套制度。促进科研档案的共享要进一步厘清科研档案的归属。一直以来，我国科研档案归属于科研机构。这种单一归属制不利于科研档案的共享。为此，应建立依照科研经费来源确定科研档案归属的档案归属制度。如财政经费支持的科研项目产生的科研档案，应归国家所有；各单位自筹经费支持的科研项目形成的档案归本单位所有；财政经费部分支持的科研项目产生的科研档案，按经费比例或约定确定科研项目产生档案的归属。对于归属国家所有的科研档案，可适当扩大其共享范围。

除建立科研档案归属制度外，还要建立科研信息按文件分级划控的制度。一直以来，束缚共享的主要障碍在于过分强调科研档案的专有性。不可否认，科研档案涉及科研人员或科研单位的知识产权，部分科研档案无限制地共享会损害科研人员或科研单位的利益。但是作为记录科研全过程的文件材料，有些材料并不涉及项目的知识产权或技术秘密，是可以共享的。将科研档案以单份文件为单位进行分级共享划控，即将科研档案按共享范围划分为可共享、内部共享、内部一定范围共享、经审批共享和不可共享5个档次，实现有管控的共享。分级共享划控不会因为一两份文件不可共享而限制整个项目科研档案的共享，在不损害科研人员或科研机构知识产权和其他正当利益的情况下尽可能使科研档案信息可共享。

二是加快科研档案资源集中。尽管我国有健全的档案进馆制对档案资源进行集中保管，但长期以来我国档案进馆的重点是文书档案，科研档案进馆仍较少。为加强科研档案的共享，有条件的地区除加强综合档案馆按管理范围收集科研档案进馆外，还可按专业建立科研档案共享中心，集中收集保存科研档案，以方便共享。

三是加强科研档案资源共享平台建设。加强科研档案资源共享首先要加强各单位内部电子档案管理系统平台建设。无系统单位要加快实施电子档案管理系统。已建成电子档案管理系统的单位应将系统延伸到科研部门，及时给科研人员提供科研档案检索入口，优化检索界面，提高科研人员获得科研档案的便利性。

为实现科研档案的跨单位共享，要建立跨单位的科研档案资源共享平台。平台可由科技部门或档案部门牵头，依托专业研究机构建设。为加快科研档案信息的跨单位共享，也可借助科研项目管理平台共享科研档案信息。除此之外，还可以借助科学数据管理平台，将科研档案与科学数据同时共享。

加强科研档案的深度开发工作

档案的深度开发是科研档案利用又一种重要方式。《规定》要求各单位要加强对科研档案资源的深度开发工作，各单位可从以下几方面着手：

一是创新科研档案利用服务机制。要探索建立定向服务科研人员的档案信息利用服务机制，采取一位档案人员对接一位或几位科研人员的方式，及时了解科研人员档案信息利用需求，定向主动地向科研人员提供档案信息。建立档案人员定向为重大科研项目提供档案利用服务的机制，实行重大科研项目档案人员派驻制，增强向科研项目提供档案信息的针对性、精准性和及时性。探索建立有利于档案信息利用的部门合作机制，通过项目合作、建立协调联动机制等方式提高档案部门服务的质量。

二是要加强编研选题需求分析。要进一步提高科研档案编研选题的针对性，把科研档案编研选题定位在本单位、本地区的重大科研项目、重大科研任务和科研难点上，围绕本单位科研攻关重点开展科研档案编研。要坚持本单位、本地区科研攻关重点是什么就编研什么，科研攻关难点是什么就编研什么的档案编研选题原则。深化科研档案编研选题，从提供更多汇编性成果转向提供更多深加工成果，从参考性选题转向决策支持和智库服务型选题。

三是要探索科研档案开发利用新方式。要探索利用本体等知识管理技术，提高科研档案检索效率。要从当前弘扬科学家精神的迫切需求出发，重视与科学家个人有关的科研档案开发，探索建立科技名人档案全宗。加强科研诚信工作中的档案利用。科研诚信是当前我国科研领域关注的重点，科研诚信工作中需要科研档案的支撑。2018年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出：“科研诚信是科技创新的基石。”科研档案作为科研活动的原始记录，是科研诚信体系运行的基础。在诚信事件发生时，档案人员要及时主动提供科研档案还原科研过程，为科研诚信事件的解决提供快速、精准、高效的档案信息，助力科研诚信建设。

正确处理科研档案利用中的保密和保护知识产权的关系

提倡科研档案的利用并不是不顾一些科研档案的涉密性、信息敏感性和知识产权专用性而无限制地共享和开发利用。相反，《规定》要求：“科研档案的开发利用应当严格按照制度执行，符合知识产权保护要求，涉密科研档案的开发利用应当遵守国家有关保密规定。”

此要求包括两个方面的含义：一是科研档案利用过程中要保护好科研人员的知识产权；二是涉密的科研档案利用要遵守国家有关保密规定。在保护科研人员知识产权方面，要求各单位在制定科研档案利用权限时要详细区分涉及知识产权科研档案和不涉及知识产权科研档案。对于涉及知识产权的科研档案提供利用时应经过知识产权拥有人或单位的同意，而不是无限制、无管控地共享科研档案信息。对于涉及国家秘密的科研档案要严格按照有关规定设置利用审批流程，并做好利用过程中的信息安全保密管理，以防国家秘密的外泄。

作者单位：国家档案局