2020年,兰州市档案局、兰州市档案馆高度重视建设项目档案工作,按照机构改革后局馆分设实际,协调配合,不断完善工作机制,积极推进各级建设项目档案工作。完成对兰州市轨道交通1号线一期工程省政府站、兰州市大砂沟电力提灌工程大型泵站更新改造项目中心三、四泵站、全市电子政务内网等10个建设项目档案监督指导及专项验收工作。
一是强化预先服务。2019年以来,市档案局主动与市发改委取得联系,明确“项目档案验收是项目竣工验收前进行的重要专项验收之一,是项目竣工验收的重要组成部分。凡是建设项目档案符合验收标准的必须及时组织验收,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”,对建设项目档案检查对象、文件材料收集范围和管理要求,力求早介入,早安排,为建设项目档案工作扎实有效开展奠定了基础。
二是强化监督指导。在监督指导方面,坚持分层分类、定点定向开展项目档案指导,切实做到全过程跟踪服务。一方面,与涉及重点建设项目较多的主管部门密切配合,指导和督促建设单位建立项目档案工作体系,将项目档案工作纳入合同管理、纳入领导责任制和相关人员岗位职责,完善管控和考核措施。另一方面,根据工程档案管理和验收的实际需求和每个工程项目的特点和需求,通过采取一系列监督指导措施,推动建设项目文件材料的收集、整理、归档及保管利用。
三是强化验收服务。在前期规范建档、管档的基础上,项目基本竣工后,首先要求建设单位组织项目设计、施工、监理等方面相关人员对项目档案进行全面自查,并向档案局提出档案验收申请。其次,经过初步审核后,市档案局组成档案验收组按照《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》《建设项目档案管理规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规定对建设项目档案进行现场验收。
下一步,市档案局、馆将秉持服务项目、服务企业的理念,积极思考,大胆创新,通过QQ群、微信群、电话指导、加大培训力度等方式,以更高的效率,更好地服务全市建设项目档案规范化管理工作。