日前，为促进州直机关档案整理规范化，黔东南州档案局分别深入凯里学院、州档案馆、州检察院等7个州直单位开展档案工作业务指导。

黔东南州档案局对各单位档案室是否达到“八防”建设标准，档案整理质量是否达标，馆藏档案数字化实际等情况进行了检查。存在的主要问题有，一是部分单位档案室建设不达标，堆放杂物，工作责任制度牌、库房日常管理制度牌、档案利用规范牌等标示牌配备不到位，缺少查借阅登记台账、温湿度计台账不规范，档案加工、保存、利用均在同一个办公室等；二是文书档案整理不规范，盒脊格式、档案盒材质、归档文件目录编制等不符合标准，会计档案未选用专门尺寸的会计档案盒，文件材料收集不齐全；三是档案种类收集不齐全，仅收集文书档案，未收集整理实物档案、基建（项目）档案、照片档案或照片档案整理不规范等；四是数字化率较低，部分甚至未开展，或者在互联网的办公电脑上加工，档案信息存在安全隐患；五是到期档案未移交，或未开展鉴定以确定是否延长保管或进行销毁等。

针对以上问题，提出整改要求：一是加强档案室“八防”建设，清理杂物，配备相关标示牌，加强资源配置将分开档案加工、保存、利用的办公场所分开；二是集中力量收集完整应归档文件材料和其他门类档案材料，按照标准规范整理文书档案、实物档案、基建（项目）档案、照片档案等，并更换为合格的档案盒，确保档案长期保存；三是加快数字化进度，在档案信息安全存储的前提下，按时高质量开展档案数字化；四是各州直机关自行成立档案鉴定小组，对到期档案开展鉴定，及时清理不再需要保存的档案，提高库存质量，缓解库存压力。

被指导单位纷纷表示，通过专业性针对性的指导，让他们掌握了正确的档案业务知识，也认识到了自己工作上的不足，下一步将立即集中力量进行问题整改，使档案库房、档案整理、数字化及移交等各方面工作达到中央、省、州的要求，确保机关档案整理规范、保存安全。