2002年行政区划调整后，建邺区成为南京市河西新城的主体。历经近20年的发展，建邺区城市功能日益完善，经济社会发展取得明显成效，综合实力大幅提升。在区域经济社会发展的良好态势下，建邺区建成“全国示范数字档案馆”、集中式“全国示范数字档案室”，完成“电子文件单套归档和电子档案单套管理”试点工作，档案信息化发展迈上了新台阶，“智慧建邺”建设进入快车道。
建邺区档案信息化工作基本情况
建邺区档案馆总面积6000平方米，是南京市主城区首家建成交付的区级档案新馆，建成了以“一个主机房、三张网络（政务网、局域网、互联网）、三个数据库（目录、全文及多媒体）、两个系统（数字档案馆、室管理系统）”为核心的档案信息化工作体系，实现了档案管理各业务环节的信息化、网络化、规范化。
一是实现了基于政务网的“文档一体化”。目前，建邺区全区机关部门、功能园区、街道共65家单位统一使用“建邺区协同办公系统”（以下简称“OA?系统”）和建邺区数字档案室系统。电子文件在?OA?系统完成公文流转后自动进入数字档案室系统。各单位在系统内进行在线归档、利用、移交。同时，区档案馆在系统中在线指导、接收室藏档案。截至目前，全区档案室系统共有目录数据55万余条。
二是实现了基于局域网的“馆室一体化”。区档案馆使用部署在馆内局域网上的数字档案馆系统，将政务网上在线接收的档案数据通过物理摆渡的方式接收进系统，通过系统开展馆藏档案管理、库房管理、查档接待、多媒体档案管理等工作。截至目前，区数字档案馆系统共有目录数据约24万条。
数字档案馆（室）建设的主要做法
一是试点引路，探索实施路径。从2012年起，建邺区采取“试点引路，逐步推开”的方式探索数字档案馆（室）建设路径。2014年12月，区档案馆建成江苏省5A级数字档案馆，数字档案馆的软硬件设施设备达到规范要求；2016年10月，区档案馆顺利通过“全国示范数字档案馆”系统测试，成为全国第8家、全省第2家、全市首家“全国示范数字档案馆”。2015年11月，被国家档案局列为全国首批数字档案室建设试点单位，通过对照《数字档案室建设评价办法》，完成数字档案室管理系统的提档升级，实现了电子文件生成、归档、管理的全流程线上处理；2017年11月，顺利通过“全国示范数字档案室”测试，成为全国第一家区域性集中式“全国示范数字档案室”。至此，建邺区档案馆成为全国首家数字档案馆、数字档案室“双示范”单位。同年，建邺区除涉改和新成立部门外，所有一级部门、单位实现了江苏省4A级以上数字档案室全覆盖。
二是统筹规划，强化推进实施。在开展数字档案馆（室）建设过程中，建邺区将档案信息化工作纳入区“智慧建邺”建设总体规划，确立了统一领导的工作思路，制定工作实施方案，倒排时间节点，明确责任分工，统筹协调推进，全区上下形成了不留死角，纵向到底、横向到边的工作局面。为确保创建经费保障到位，区政府每年安排充足的财政资金用于数字档案馆（室）系统升级、维护和硬件设备采购，前后投入资金1000余万元。在数字档案馆（室）系统多次升级中，由区信息中心负责提供技术支撑与软硬件质量把关。建邺区OA系统、数字档案室系统和数字档案馆系统始终做到同规划、同部署，相互衔接，数字档案馆（室）建设的各项规划目标得到有序推进。
三是规范数据，夯实建设基础。数据是数字档案馆（室）的重要基石，在“馆藏、室藏档案全面数字化”的战略指引下，2006年，建邺区率先启动馆藏档案数字化加工项目，以馆藏档案全面数字化项目带动整合档案信息资源。目前，馆藏文书档案数字化率达100%，建成30个专题目录数据库。2012年，建邺区启动机关部门单位室藏档案数字化加工工作，至2014年年底，部门室藏档案数字化率达到100%，完成存量档案数字化目标，为数字档案室建设奠定了基础。为确保馆藏档案的质量，2016年，建邺区对馆藏档案开展了全面的数据检核工作，坚决把牢数据质量关，夯实数字档案馆建设基础。2017年，在建设全国示范数字档案室过程中，建邺区完成了OA系统的全面升级，实现发文的拟稿、审核、签发、盖章、分发，以及收文的签收、拟办、批示、传阅等全流程在线办理。全区一级部门、单位在区委、区政府的督办下，全部实现网上办公，从OA系统自动流转到档案系统的电子档案组件齐全、格式规范，基本形成了较为完整的数字档案资源体系。
四是集约建设，实现资源优化。数字档案馆（室）建设是一项系统性集成工程，需要投入大量的人力物力。为避免重复建设，造成资源浪费，建邺区建立了由区信息中心、区档案局（馆）牵头的联合工作机制。区信息中心承担建邺区数字档案室机房建设任务，并负责各项网络基础设施、硬件设备、网络安全设备的配备及后期运维。区档案馆负责数字档案馆机房建设和各项基础设施配备。在档案数字化加工方面，建邺区也统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、数据安全等因素，摸索出一套由区信息中心统一招标，区财政一次性拨付，区档案馆负责统一档案数字化标准、场地提供和保障的工作机制，成立建邺区数字化加工中心，为基层部门减轻了工作负担，进一步提高了档案数字化加工标准化、规范化程度。
五是构建体系，筑牢安全防线。建邺区始终把数字档案馆（室）系统的档案安全工作作为工作的重中之重。从制度体系出发，按照信息安全等级保护的要求，建立完善的包括防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案，并实施定期演练；建立健全数字档案馆（室）应用系统三员管理制度，设置系统管理员、安全管理员和审计员，完善用户权限配置和管理功能，操作行为执行全日志记录。从安全设备着手，配备必要的软硬件设施。部署监控系统、门禁系统，机房配备精密空调等安全保障设施。从备份方式加强，制定并实施数字档案资源备份策略，做好数字档案资源的在线、离线、近线、同城、异地备份等工作，定期将全区馆藏室藏电子档案数据以移动硬盘的形式送至省、市异地备份基地备份。同时，构建多套电子文件异质存储体系，保证任何一套电子档案数据损坏或丢失情况下，数据可及时恢复。
数字档案馆（室）建设的成效
建邺区通过建设全国示范数字档案馆、室，充分发挥了信息化时代的档案价值，充分展现了档案工作的魅力。
一是助力于提高档案工作的规范化管理水平。建邺区数字档案馆（室）建设实现了全区基层机关部门单位档案室在一个集中式平台、以一套规范化标准管理档案，做到了电子文件从生成、采集、归档、移交、接收、长期保存和利用的全生命周期管理，档案室与档案馆之间信息资源能够有效衔接，促使档案资源数字化、档案管理信息化、档案存储安全化水平更上一个新台阶。
二是助力于探索建设档案单套制管理试点。2020年3月，根据国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室和国家电子文件管理部际联席会议办公室《关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》，建邺区信息中心被列为全国30家试点单位之一。建邺区利用数字档案馆（室）建设为电子文件归档、管理奠定的扎实基础，以集约化、低成本的方式改造政务办公系统和档案管理系统，引入区块链技术，创新建设了“一链贯穿电子公文全生命周期”的“区块链+协同办公+档案管理”的电子公文单套运行环境，实现了从双套制归档到单套制归档的转变，促进了区块链技术与传统档案工作融合应用的新场景落地，创新了电子文件归档管理理念。2021年10月26日，该试点项目顺利通过验收，成为全国首批通过验收的单套制试点项目之一。
三是助力于改善档案公共服务的现代化能力。建邺区数字档案馆（室）系统的建成和运用，实现了档案利用和服务的网络化转变，进一步提高了档案公共服务的效率和服务质量。在区档案馆服务大厅查档窗口配置了省、市、区三级档案信息共享平台，“信息孤岛”“资源孤岛”被打通；区民生档案“远程查档”系统已延伸至6个街道和1个社区，群众可以就近查阅利用档案资料，真正做到“让数据多跑路，让群众少跑腿”。在区级机关部门单位，档案工作人员可以利用数字档案室系统便捷管理档案，迅速查找档案，充分发挥室藏档案的凭证参考作用，档案馆业务指导部门也可以通过系统在线为各单位提供规范的业务指导服务。
四是助力于提升档案资源的深度开发利用。建邺区数字档案馆（室）建设大大提升了档案信息资源的有序化程度，有利于信息资源的深度挖掘和开发利用，尤其是专题档案全文数据库的建成，对服务区委、区政府中心工作、科学决策提供了强大的数据支撑和决策参考。近年来，建邺区充分利用馆藏资源建成区历史展览馆，组织开展“建邺发展史文字图片展”“血与火浇铸的胜利——南京抗战记忆”“档案见证改革开放”等展览，不断推出编研精品，先后编纂了《建邺街巷风情·老城往忆》《建邺街巷风情·新城探迹》《腾飞的建邺——“十二五”成果巡礼》《建邺年鉴》等。
新征程的号角已经吹响。未来，建邺区将在数字档案馆（室）建设扎实的基础上，继续锤炼本领，开拓创新，为数字档案馆（室）建设深入发展而努力！
作者单位：江苏省南京市建邺区档案馆
