龙海区档案馆认真贯彻落实习近平总书记重要批示精神，紧紧围绕四个“好”、两个“服务”的目标任务，抢抓“数字中国”建设的有利时机，创新档案资源数字化利用方式，探索建立“民生档案服务共享系统”，为群众提供“就近查档、就近取证”便捷化服务，推动档案服务工作“提高效率、提升效能、提增效益”。该系统自2022年1月投入使用以来，累计受理婚姻档案290多件次、不动产档案240多件次，为群众婚姻纠纷、征地拆迁、村民安置提供了档案凭证，赢得群众的一致好评。

一是搭建平台，档案资源“共建共享”。针对婚姻、不动产档案查档业务办理频率最高、且档案数据相对完整的实际情况，持续深化改革，将婚姻、不动产两类档案作为试点，开发“民生档案服务共享系统”。广泛吸收群众的意见建议，进行不断优化完善系统，科学设置“身份查验、查档登记、检索利用、借阅管理、查阅出证、档案打印、服务评价”等服务功能。建立与民政、自然资源等部门常态化联动机制，周密协同推进，共建共享档案数据资源。由相关业务部门收集汇总原始档案资料，定期移送至档案馆，为共享系统提供全面、准确的档案资料来源。按照“存量数字化、增量电子化”的原则，扫描原有馆藏档案，新接收档案在其纸质档案进馆时，必须同步移交电子档案或数字副本，逐步完善电子档案数据库。通过档案数字化和电子档案接收等方式，目前民生档案服务共享系统已录入不动产档案4.7万份、164.5万页，婚姻档案24.3万份、131.4万页。

二是一网办理，查档服务“全面提效”。对档案业务办理进行再优化、再升级，实行“一证查档”，查档全程无需提交纸质材料，群众凭借本人身份证在自助终端申请查询，区档案馆远程审批、远程出具证明，实现档案无纸化查阅、直接打印、立即出证。印制宣传材料，发放至各社区、行政村，广泛宣传“民生档案服务共享系统”；借助微信公众号、朋友圈进行推广，群发短信10万多条，让群众知晓“民生档案服务共享系统”。鼓励引导群众根据自身实际情况，采取“就近查档、就近取证”的形式，办理查档业务。指定专人进驻行政服务中心，有序引导群众借助自助机查询档案，特别是针对老年人等特殊群体的办事需求，实行“一对一”操作指导服务，切实减轻了群众的时间成本和财力负担，实现“让档案数据多跑路，让社会公众少跑腿”。今年来，累计接受群众咨询、指导服务群众400多人次。

三是强化管理，档案安全“有效保障”。按照“一证一档，一人一档”的共享利用原则，加大对档案数据调用权限管理。采用目录集中、全文分散的方法，分级开放权限，保护档案隐私，保障数据安全。持续完善档案审核、入库、整理、查询、转递、归档等工作流程和档案的利用、统计、鉴定、销毁等工作标准，提升档案数字资源管理水平。坚持“人防”与“技防”相结合，进一步完善档案共享利用相关规章制度，特别是对档案保密安全、资料脱密脱敏、档案数据灾难备份作出明确规定。