2025年9月，第五届世界生物圈保护区大会在杭州圆满落幕。作为世界生物圈保护区网络的重要节点，临安区承担了大会核心考察任务并主办了“人与生物圈计划”国际协调理事会第37届会议，向世界展示了“绿水青山就是金山银山”的实践范本。临安区档案部门以“全流程参与、全链条收集、全要素保障”为理念，构建起国际盛会档案管理的“临安样本”，为全球生态治理留下珍贵记忆。

针对大会筹备周期长、参与主体多元的特点，临安区档案部门提前介入，建立“统一领导、分级管理”的档案工作机制，实施“三级责任制”，明确大会筹备委员会办公室、各专项工作组（工作部）及相关镇街的职责分工；组建由档案部门主要负责人、业务骨干和技术专家构成的工作专班，建立完善兼职档案联络员机制，形成各部组档案工作责任清单。同时，选配档案服务机构协助开展收集整理工作，形成“专业+兼职+外包”的多元协作格局，确保档案工作与大会筹备同频共振。

结合临安筹备过程长、分散形成多、收集难度大等实际，区档案部门编制了《第五届世界生物圈保护区大会档案管理工作方案（临安区）》及配套的《大会文件材料归档规范》等制度文件，明确档案收集采用“实体移交+数据归集”双轨模式，细化不同门类档案资料的收集范围，制定整理规则，构建了涵盖文书、声像、实物、电子档案的全门类管理体系。档案部门实行主要领导牵头、分管领导全程跟进、工作人员驻点服务的工作模式。针对各专项组、工作部职能特点，采用“一部（组）一策”方法，为各专项组、工作部量身定制档案服务方案和收集清单，并借助测试演练契机开展“每日一收”实操预演，细化收集清单，确保会期资料“日清日结”，实现档案收集与会议进程无缝衔接。

针对大会档案工作的特殊性与专业性，区档案部门采取“理论+实操”“线上+线下”相结合方式，开展分层分类培训：对各组兼职档案员侧重收集、整理、移交等流程培训；对其他工作人员强化声像档案拍摄、实物档案保管等专项技能；对档案服务中介人员则重点培训整理规则、档号编制规则、数字化加工等要求。筹备期间累计开展培训3场，覆盖60余人次，有效提升整体工作质效。建立“会前两周一收一移交、会期每日一收一移交”机制，由大会秘书组档案员汇总整理目录并规范保管，档案部门专班定期实地指导，形成问题清单并跟踪整改。重点加强音像档案、网页信息档案和实物档案的收集力度。提前协调督促专班开展收尾工作，指导各工作部（组）对预整理目录清单进行审核把关、补充收集，确保档案资料无遗漏、无缺失。

为全流程、立体化记录大会筹办历程，区档案部门扩展资料收集视野，将天目山国家级自然保护区与清凉峰保护区“扩区”工作、承办大会规模最大的平行论坛（第二十六届中国生物圈保护区网络成员大会）等相关材料一并纳入归档范围。截至目前，已接收30余家单位提交的档案，覆盖文书、照片、录音录像、实物、社交媒体等多种门类，完成实体移交2000余件，预计后续数据归集与副本移交将达3000余件。通过贯穿申办、筹备、举办与“后大会”四个阶段的全过程收集，构建起多维度、立体化的档案资源体系，全面保存本届大会的珍贵记忆与生态保护成果。

大会闭幕后，区档案部门迅速启动集中整理指导工作，依据前期制定的归集方案，点对点对接相关部门，系统推进档案归集与质量核查。同步建立大会档案专题数据库，实现档案数字化管理，力争在3个月内高效完成整理任务，为后续开发利用奠定坚实基础。积极推进档案资源在生态保护、科研教育、文化旅游等领域的转化应用，如开发“生态档案研学路线”，将大会成果转化为公共教育资源；建设吴越文化、天目山文化等专题数据库，助力总结宣传临安生态文明建设成果，提升临安知名度与影响力。同时，通过举办档案展览、编辑出版专题文献等方式，让档案资源“活起来”，有效服务社会公众。大会档案资源覆盖申办、项目建设、城市运行等全流程，形成可复制、可推广的工作模式。临安区将系统总结档案工作经验，为其他地区举办大型会议活动，尤其是国际性生态盛会提供档案管理参考。同时，通过跨区域档案文化联盟等平台，推动资源共享与经验交流，助力档案事业高质量发展。