2月3日，河北全省疫情防控工作会议（广电网络视频会议）结束后，唐山市档案馆迅速召开了馆务（扩大）会，馆领导班子成员、各处处长参加会议。馆长侯永坤同志传达了全省疫情防控工作会议精神，并就市档案馆疫情防控内容作出具体安排部署。

会议要求，机关全体同志要高度重视疫情防控工作，把疫情防控作为当前最大的政治任务、最重要的工作来抓，务必抓好抓实。一是成立馆疫情防控领导小组。成立了由侯永坤馆长为组长，两位副馆长为副组长，各处室负责人为成员的疫情防控领导小组，办公室负责协调领导小组日常事务，收集整理并及时反馈上报相关信息，督导疫情防控各项措施的落实。二是全面排查机关及物业人员有无发热、1月8日以来有无与武汉来唐出差或探亲访友发热患者有过亲密接触等各类情况，确保不漏一人，不漏任何一种情况。若出现排查不到位情况导致发生疫情，将倒排责任。三是办公室督导物业公司每天两次对全馆进行消毒处理，进馆人员必须佩戴口罩，经馆体温监测点测试体温正常、登记后方可进入。四是管理利用处对查档来电作好解答工作，特殊情况必须查阅档案的经分管馆长同意后特殊处理。五是按照市政府通知要求，即日起试行弹性办公，机关同志保持电话畅通，在做好疫情防控同时确保工作正常运转。