2015年4月下旬，由沁水县档案局、县发改局、县住建局、组成检查组对全县17个项目单位档案管理进行了专项执法检查。

这次共检查项目建设单位9个，包括县住建局、县国土资源局、县林业局、县园林局、县教育局、龙港镇政府、郑村镇政府、沁和能源公司、北坛林场。检查重点工程项目17个。政府投资项目12个，自筹资金或中央、省下拨资金5个，已完工的项目10个，未完工的项目有7个。已完工的10个项目中，除龙脖公园是建设单位组织验收外，其余9个工程全部没有总验收。档案管理较好的有：梅园二期工程，北坛林场危旧房改造工程、绿道二期工程、这些工程领导重视，档案资料收集齐全，整理规范、利用方便，有专人管理。但同时也发现不少存在问题：

档案管理意识不强。许多重点项目建设单位往往将工作重点放在项目建设的质量、进度和资金调度上，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，档案管理意识淡薄。如绿道一期、道路桥梁、廉租房、公租房、城市展示馆、河道治理、滨河南路工程档案资料收集不齐全，资料分散存放保管，管理混乱，有的未编制竣工图。城市展示馆已投入使用，但单项验收还未做。

档案管理机制不完善。很多重点建设项目建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清。一是缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，不能保障档案材料的完整性。二是档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全，经常出现工程建设中人员变动后档案无人接管的现象，档案质量大打折扣。三是档案资料接收和借阅未登记，借阅档案登记不到位，档案归还不及时，造成档案资料流失。

档案管理人员业务水平低。在档案管理中，建设单位普遍存在档案管理不规范、案卷质量不高等现象。一是无专职档案管理员。二是档案收集不全面。有的只收集纸张材料，忽视照片、录音、录像等材料的收集。如河道治理工程资料收集不全，管理混乱，查阅利用不便，档案管理不规范。

文件材料形成不规范。各参建单位对施工过程中产生的档案资料得不到足够的重视，报送的重点工程档案普遍存在成套性差，准确性、真实性、完整性不够，材料归档不齐、签章手续不到位、复印件居多、竣工图编制不规范等现象，不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难。

档案资料不及时整理。多数项目单位对项目形成的资料不及时整理，只是临时装入盒中保管，无编目编号，对档案保管利用造成很大困难。如教育园区工程档案前期资料已形成多年，却仍然未进行组卷整理，编目编号。

检查组在检查中对项目档案管理差的单位提出了具体要求：一是要提高档案管理意识，要高度重视项目档案管理工作；二是要对项目档案实行集中管理；三是要把好文件材料形成质量关，确保文件材料真实准确；四是要对项目档案进行科学分类、规范整理、有效利用。