4月，哈尔滨市档案馆收到了市委史志研究室发来《关于请市档案馆帮助查找文物的函》，请求市档案馆在筹建哈尔滨城市历史展馆方面给予帮助和支持。

哈尔滨市档案馆高度重视，主管领导亲自部署，档案保管利用处迅速行动，制订出接待利用具体工作计划，并安排专人负责实施。从4月28日开始，历经一个半月的时间，从馆藏众多档案中遴选出所需的档案资料，制作所需档案目录，下载有关照片。在时间紧、任务重的情况下，为确保工作有序开展，保管利用处5名工作人员主动加班，各司其职，审核、调卷、扫描各个环节有条不紊持续推进。同时，数据信息中心的2名同志也加入后期工作，为档案的数字化副本制作防伪标记。经过馆领导的积极协调和两个处室的通力配合，已于6月19日提供了第一批照片数字化档案副本75张。随后，市委史志研究室又向市档案馆提出追加照片的请求，经馆主要领导批准，经过仔细核对、认真遴选出48张与展览有关内容的照片档案，并于7月9日提供，顺利地完成了疫情期间的本次档案利用服务工作。

为进一步规范利用工作程序和标准，更好地解决档案工作服务社会、服务大局和档案保密之间的关系，依据档案法、保密法关于档案利用和公布的有关规定，未经市档案馆授权，不得对提供的馆藏照片或历史档案资料做其他任何使用、传播和公布。按照《关于中共哈尔滨市委史志研究室利用哈尔滨市档案馆馆藏档案的协议》规定，市档案馆所提供的档案资料仅供本次哈尔滨城市历史展馆布展使用，馆藏照片或历史档案资料版权归市档案馆所有。布展工作完成后，归还拷贝的电子文档，销毁电子文档副本及其衍生品。