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江西发布电子文件归档与电子档案管理规范

日前,江西省质量技术监督局印发了《关于批准发布〈天然蜂粮生产技术规程〉等33项江西省地方标准的公告》,由江西省档案局承担制定的地方标准《江西省办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范》(DB36/T1053—2018)正式发布,适用于机关、团体、事业单位,将自2019年2月1日起实施。

《规范》规定了在公务活动中经办公自动化系统形成的、具有保存价值的文书、专业类电子文件归档与电子档案管理的一般要求。内容涵盖电子文件归档与电子档案管理全程的关键业务与技术要求,对电子文件归档与电子档案管理职责与分工、应用系统建设与安全管理、办公自动化系统电子文件归档功能、元数据分阶段采集、归档与移交接口,电子档案的保管与利用,电子档案的处置等提出了明确规范。

《规范》规定,应遵循纳入信息化建设规划、文档一体化管理、技术与管理并重、便于利用和安全可信的原则。应实施全程管理与集中管理,确保电子档案的真实、可靠、完整和可用。应建设、配备必要的档案信息化基础设施和应用系统,为办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理提供技术保障。应建立严格的管理制度,明确相关单位及其内设部门管理职责,规范工作程序,形成协同工作机制。省级档案行政管理单位负责确定应归档保存的专业电子文件门类,指导编制、审批文书、专业电子文件归档范围与保管期限表。电子档案形成单位档案部门应将办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理纳入本单位档案管理制度,编制电子文件归档范围、分类方案和保管期限表;提出办公自动化系统电子文件归档功能、归档接口要求,如有需要,负责提出办公自动化系统电子档案管理功能要求;指导电子文件拟办部门或业务办理部门按要求形成、整理应归档电子文件;负责办公自动化系统电子文件归档和电子档案管理等各项工作。电子文件形成单位信息化部门应负责依据档案部门提出的功能要求建设办公自动化系统电子文件归档功能、电子文件归档接口或电子档案管理功能;为电子档案管理系统建设,为电子档案及其元数据的存储、备份和安全管理等提供信息化支持。

《规范》具有科学性和较强的可操作性,为指导、规范各类办公自动化系统形成的电子文件归档与电子档案管理提供了依据。

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责任编辑:中国档案
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