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上海市档案局馆积极参与新冠肺炎疫情防控工作

2020年伊始,我国突发新型冠状病毒感染的肺炎疫情,疫情防控工作形势严峻。习近平总书记多次作出重要指示,党中央、国务院高度重视,上海市委、市政府迅速启动重大突发公共卫生事件一级响应机制,成立本市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组,并下设领导小组办公室,统筹协调和部署全市的疫情防控工作。

领导小组办公室自成立之日起,就产生了大量的工作材料,随着疫情的不断发展和防控工作全面铺开,迫切需要对这些文件材料进一步加强管理,并及时开展整理归档工作。市政府有关领导高度重视档案工作,并于2月3日向市档案局提出派员进驻领导小组办公室,帮助开展档案工作的要求。

2月4日,市档案局馆立即选派了3位业务骨干准时赶赴本市疫情防控集中办公点,向领导小组办公室报到,并立刻投入到紧张的工作中。3位同志与市卫健委档案干部一同组成了档案工作小组,根据疫情防控形势和工作状况,研究讨论方案举措,迅速起草了《关于新冠肺炎防控领导小组办公室档案工作的建议》,对档案工作运行机制、归档材料收集范围、文件归档基本要求、移交和后续利用方式等提出了9条建议,并分别报市档案局和领导小组办公室。领导小组办公室对此予以充分认可,同意按此方案开展下一步工作。

随后,档案工作小组又明确了工作机制、工作对象、职责分工、工作纪律等基本要求,并着手制定档案收集、整理、保管、保密、利用等方面的基本规定。在之前工作方案基础上,进一步细化了文件材料收集归档的具体要求,并以领导小组办公室名义制发《上海市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组办公室关于开展文件材料收集归档工作的通知》,明确各部门迅速开展档案收集工作。

另一方面,档案工作的基础保障也不断得到补充完善。领导小组办公室克服工作人员多、办公条件紧张的困难,为档案工作小组配备了办公场所和文件橱、密码柜等基本设施;市档案局馆半天之内就为档案工作小组解决了手提电脑、打印机、照相机、录音笔等工作设备以及相关办公用品。局馆长徐未晚多次关心派驻档案人员的工作情况和身体状况,及时做出工作指示和人员部署,确保档案工作小组获得强有力的支撑。

截止2020年2月11日,档案工作小组已收集到领导小组办公室有关部门形成的纸质文件材料1073件,并全部著录形成了归档文件目录;接收有关电子文件114件,正在梳理核对中。考虑到疫情防控工作的特殊性和文件材料利用频次较高等因素,大部分归档文件材料经初步整理著录完毕后,在档案工作小组备份全套目录,文件实体以外借利用的方式返还形成部门和有关人员。归档文件的接收、利用和外借情况均已纳入档案工作小组制定的总登记簿中。此外,档案工作小组在与各部门交流工作、交接材料的过程中,还逐步梳理出了部门联络人、归档责任人的网络清单,为后续深入推进档案工作打下良好基础。

下一步,档案工作小组将继续在领导小组办公室和市档案局馆的领导下,不断提升归档文件材料的规范性和有效利用,为本市疫情防控阻击战留下完整、准确、系统的真实记录和有效凭证。

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责任编辑:中国档案
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