为加强政府职能转变和机构改革中档案的管理，保证国家档案的安全完整，防止档案泄密和流失，合理处置机构变动单位档案的归属与流向，日前，中共衡阳市委办公室和衡阳市人民政府办公室向各县市区党委、人民政府及市直有关单位联合印发了《关于加强机构改革中档案管理的通知》（以下简称《通知》），对加强全市机构改革中的档案管理工作提出了具体要求。

《通知》要求，要高度重视机构改革中的档案管理工作。所有机构变动单位的档案工作均由该单位的一把手负总责，做到档案工作与机构改革工作同部署同落实，科学制订档案管理和处置方案，并报同级档案行政管理部门审核同意。属于“撤、并、转”的单位，要明确专门的机构和人员负责档案的处置，档案处置不到位，机构和人员不能散。新组建的单位和机构改革中职能发生变化的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员，建立健全档案管理工作制度，重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核同意后实施；要明确机构改革单位档案的归属与流向。各单位在原机构变动前形成的文字、图表、声像、电子、实物等全部档案（除在职人员和离退休人员的人事档案以外）为一个整体，不得分散。《通知》还具体对各类“撤、并、转”单位档案归属和流向进行了规定，各机构变动单位要根据工作实际提出本单位档案归属与流向的意见，于4月10日前报同级档案行政管理部门审查同意后实施。凡在机构变动中发生档案归属争议等问题，由同级档案行政管理部门负责协调解决，有关单位不得擅自处理；要保证机构改革中移交档案的质量，切实做好机构改革中的档案移交工作。凡向国家综合馆或新的主管部门档案室移交的档案必须符合档案管理的标准规范，各移交单位要对应移交全部档案进行系统整理、编目，不得分散，编制好移交清册，在单位机构改革工作完成后30天内完成档案移交任务。各单位划定为定期保管并已到期的各类档案，在机构改革中暂不作销毁处置，向同级国家综合档案馆移交时，同时移交“待销毁档案审批表”;要严肃查处机构改革中档案违法违纪行为。机构改革的各单位要严格按照报同级档案行政管理部门审核同意的档案管理和处置方案开展工作。任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案，并要保质保量按时移交档案。机构改革中，凡违反档案法律法规具有《通知》列举的8种行为的，将依法予以惩处。《通知》要求，档案行政部门要积极履责，提前介入，加强指导，严肃执法，以确保《通知》精神落到实处。