筹办北京冬奥会、冬残奥会（以下简称冬奥会）是习近平总书记亲自谋划推动的国家大事，是我国“十四五”初期举办的重大标志性活动，也是党中央交给河北的一项重大政治任务。冬奥会筹办过程中形成的大量文件材料，是党和国家的宝贵财富，做好冬奥会档案工作具有重要政治意义和恒久历史价值。河北省委、省政府高度重视冬奥会档案工作，将涉奥档案工作与冬奥会筹办同部署、同督导、同落实，形成协同推进整体，努力为党和国家留下丰厚的文化遗产和宝贵的精神财富。
高位部署，查漏补缺
目前，冬奥会筹办步入决战决胜阶段。为深入贯彻习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，确保高质量、高标准做好涉奥档案工作，河北省委办公厅（省档案局）近日印发《关于进一步做好2022年冬奥会和冬残奥会（张家口赛区）档案工作实施方案》的通知，进一步对做好冬奥会档案工作作出安排部署，要求全省各有关档案部门和涉奥单位强化政治担当，对涉奥档案工作开展“回头看”，查找薄弱环节，弥补短板弱项，改进工作不足，以更强的政治责任感、更高的工作标准、更实的工作作风深入做好冬奥档案工作，向党和人民交出一份满意的答卷。
高质督导，强化检查
各级档案主管部门切实加强统筹指导和监督检查工作，省委办公厅（省档案局）组织人员赴张家口市开展专项督促检查。张家口市委办公室（市档案局）印发《关于做好北京2022年冬奥会和冬残奥会赛时运行阶段档案工作的通知》，进一步明确赛时运行阶段档案工作目标要求、任务分工、归档范围与各类档案整理标准，提出在赛后总结善后阶段完成文件归档和移交进馆工作。张家口市委办公室（市档案局）、崇礼区委办公室（区档案局）冬奥会档案工作专班对涉奥单位进行再督导，确保冬奥档案形成申办、筹办、赛时、赛后完整闭环。各级档案馆加强对所辖范围内涉奥单位档案移交进馆工作业务指导，省档案馆在前期驻冬奥办进行业务培训的基础上，派专人赴张家口赛区赛事运行中心协助做好档案工作。各级冬奥办和各涉奥单位切实加强对涉奥档案收集、整理、保管、移交工作，进一步明确分管领导，抽调2名以上档案工作人员具体负责，确保各项涉奥档案工作落到实处，目前省直涉奥单位基本完成涉奥档案目录移交工作。
北京冬奥组委张家口运行中心召开冬奥档案工作培训会
高效推进，全程参与
1. 加强材料收集，确保应收尽收
省委办公厅（省档案局）印发《冬奥会档案收集范围》，内容包括习近平总书记关于冬奥会重要批示指示和重要讲话，党中央、国务院和省委、省政府关于冬奥会工作文件和材料，涉奥重要活动，冬奥会各类工程项目立项、规划、施工形成的材料等25个方面。张家口市委办公室（市档案局）印发的《冬奥会文件材料归档范围》《冬奥会档案整理细则》要求对冬奥会筹办以来本单位形成的各类涉奥文件以及照片、音视频、实物进行全面系统收集。各涉奥单位对照明确的收集范围，对近年来涉奥文件材料收集情况进行回顾总结，逐类逐项审核比对、查漏补缺，确保不遗漏、不散失。在启动试运行和赛时运行阶段提早动手，制定工作方案，系统周密安排，做好档案收集工作。各场馆场地及相关建设项目单位的主管部门，督促指导建设项目单位按照规定范围做好建设项目档案的收集工作。张家口市档案馆与北京冬奥组委张家口运行中心实现档案资源共享，并选派业务骨干进驻赛区场馆协助北京冬奥组委做好档案遗产管理工作。
崇礼赛区场馆档案工作人员进行档案业务指导
2. 加强档案整理，确保标准规范
各涉奥单位严格按照《重大活动和突发事件档案管理办法》《归档文件整理规则》《数码照片归档与管理规范》等标准规范，认真做好组件（卷）、分类、排列、编号、编目等整理工作。张家口市冬奥办等相关部门组织召开4次全市涉奥单位分管负责同志和业务骨干培训班，深入讲解法律、法规和规范性文件有关规定以及原始材料收集、整理和编号、归档等具体质量标准。张家口市委办公室（市档案局）组织冬奥会档案工作专班采取上门服务的方式，对崇礼区和市交通、商务、卫健、公安等30多家重点单位进行一对一指导，根据职责任务细化归档范围，制作各类档案样板，确保冬奥会文书档案和声像档案整理规范、管理到位、安全有序。涉奥档案整理结束时，认真编写档案整理说明，主要包括机构设立情况、主要职能及档案整理标准、形成数量等。除各级冬奥办之外，还要求其他涉奥单位建立冬奥会档案专题目录。
冬奥会档案工作专班开展业务指导
3. 严格履行程序，确保按时移交
根据计划，在冬奥会、冬残奥会结束后３个月内，各级冬奥办将相关档案资料目录及档案实体分门别类，登记造册，移交同级档案馆；省级其他各涉奥单位将涉奥档案专题目录报送省档案馆，档案实体由本单位档案机构单独组件（卷）归档，与其他档案材料一并按有关规定移交进馆；张家口市、崇礼区其他涉奥单位将涉奥档案专题目录及档案实体移交同级综合档案馆。属于城建档案接收管理机构接收范围的建设项目档案，由建设项目单位主管部门负责，督促建设项目单位按照有关规定向同级城建档案接收管理机构移交。相关档案馆提前做好库房准备，配备满足档案安全保管的设施设备。安排专人接收冬奥会档案，制定接收方案，交接双方履行签字交接手续，妥善接收保管。目前，张家口市完成全市1.1万多件（册）冬奥会筹办文书档案、实物档案、图书资料和5.53万张照片档案接收进馆任务，建立了全市冬奥会档案专题目录数据库和冬奥会音像档案数据库。崇礼区完成4274件文书档案的规范整理，收集实物档案600余件、各类照片约20万张、影像资料40TB。
河北省张家口市冬奥办工作人员向市档案馆移交档案
4. 强化档案安全意识，确保档案安全
把确保涉奥档案安全作为涉奥档案工作的重中之重，采取切实措施，全力抓好落实。深入贯彻总体国家安全观，严格执行有关保密法规和档案利用管理规定，不断提高人防、物防、技防能力，推进冬奥会档案管理科学化、规范化、标准化水平。推进档案馆、档案室基础设施建设，涉奥档案馆、档案室要远离易燃易爆场所，充分考虑防震、防水、防山体滑坡等环境因素。按规定配足配齐消防、温湿度调控等安全设施设备，建设自动报警系统、视频监控系统、门禁管理系统。加强档案库房精细化管理和档案原件保护，加大档案利用监管力度。强化应急管理，实行档案安全责任制，完善应急预案，对重要涉奥档案实行异质备份管理。建立档案安全风险预警制度，定期组织档案防水、防火、防失泄密等安全隐患排查整治。定期组织安全事故应急预演，改进应急准备工作，提高应急处置执行能力。建立档案安全紧急情况重大事件报告制度，值班人员要严格履行职责，及时、妥善处理值班期间紧急情况和重大事件，严禁断岗、脱岗、空岗，做到紧急情况和重大事件第一时间报告省委办公厅（省档案局）。
高标准利用，优化资政服务
各级档案馆坚持围绕中心、服务大局，主动对接党中央、国务院关于冬奥会筹办决策部署和省委、省政府工作要求，加强涉奥档案开发利用，深入挖掘涉奥档案信息资源，通过举办展览、制作微视频等方式，大力宣传冬奥会重大意义、筹办进程和取得的标志性成果，大力宣传河北加快发展奥运经济和冰雪运动的经验做法、取得的突出成效。适时举办冬奥会档案精品展，利用冬奥会档案，认真总结冬奥会筹办和赛时阶段的创新做法和成功经验，为各级党委、政府举办重大活动提供参考。坚持科学分类、系统完整，推动完成冬奥档案资料汇总编辑工作，对冬奥会从规划、申办开始以来的所有历史资料进行跟踪收集，形成参考资料汇编册，及时为各级领导提供决策参阅，充分发挥档案资政查考作用。
文章来源：《中国档案》2022年第1期
照片来源：作者提供
